Arkistointi
Yksinkertainen ja turvallinen asiakirjojen hallinta
Maailmassa, jossa on lukemattomia arkistointimenetelmiä ja alustoja, yksinkertaisen ja turvallisen asiakirjojen hallinnan varmistaminen voi olla haastavaa. Lukuisat vaihtoehdot johtavat usein sekaannukseen, hukattuun aikaan, virheisiin ja ovat hauras ratkaisu, kun kyse on annettujen säännösten noudattamisesta. Noblyn ratkaisujen avulla voit luoda vahvan, turvallisen ja yhtenäisen arkistointiprosessin. Hyvästi yksityisten kansioitten säilyttäminen, arkistoiminen irrallisiin arkistoratkaisuihin ja spekulointi siitä, kelle asiakirjat tulisi lähettää jatkoprosessointia varten. Noblyn arkistointiratkaisut on suunniteltu vastaamaan pankkien, rahoitusyhtiöiden, vakuutusyhtiöiden ja eläkeyhtiöiden tarpeisiin.
Pirstaloitunut arkistointi
Asiakirjojen arkistointi on merkittävä ja suuri osa useimpia työprosesseja. Arkistointivaihtoehdot vaihtelevat tallennuksesta eri sovelluksiin (ERP-järjestelmiin, Outlookiin, CRM-ratkaisuihin, Jiraan jne.), jaettuihin asemiin (työntekijöiden työasemilla, kannettavissa tietokoneissa ja mobiililaitteissa), erikoistuneisiin arkistointipalveluntarjoajiin, kuten Dropboxiin, Microsoft O365:een, iDriveen, Google Driveen jne., sisäisillä SharePoint-sivustoilla/OneDrivessa, FTP-palvelimilla jne.
Joustavuus ja yksilöllinen mukauttaminen ovat periaatteessa positiivisia näkökohtia, mutta todellisuus voi olla erilainen. Mikä olisi yksinkertainen työnkulku, muuttuu tuottamattomaksi monien järjestelmien vuoksi, ja se lisää myös suurempaa riskiä haasteisiin tietosuojaviranomaisten antamien määräysten noudattamisessa.
GDPR palveluna
Tietosuojalainsäädäntö voi olla edelleen haaste monille yrityksille, jotka ovat vastuussa henkilötietojen käsittelystä ja suojaamisesta nykypäivänä. Tiedon hajautuminen useisiin lähteisiin ja järjestelmiin vaikeuttaa entisestään GDPR:n noudattamisen varmistamista, ja uudet rahanpesua koskevat vaatimukset yrityksille korostavat ongelmaa entisestään. Tietojen kerääminen on monimutkainen tehtävä, siksi tarvitaan OnBasea.
OnBase on suunniteltu tulkitsemaan, validoimaan ja toteuttamaan versionhallintaan, mikä tekee siitä ihanteellisen ratkaisun tälle aikakaudelle, joka vaatii datavarastoinnin yksinkertaistamista. Varmistamalla GDPR:n noudattamisen suoraan palvelualustalla, kutsumme sitä ’GDPR palveluna’.
Vanha sanonta ’hyvin suunniteltu on puoliksi tehty’ voidaan varmasti soveltaa OnBaseen. OnBase tukee yrityksen prosesseja automatisoimalla ja digitoimalla ne mahdollisimman pitkälle. Tällä teknologialla, joka konsolidoi ja yksinkertaistaa asiakirjojen arkistointia, yrityksesi on hyvällä tiellä sulkemaan tietoturva-aukkoja ja virtaviivaistamaan GDPR-prosesseja.
Arkistoratkaisut
Jos yrityksesi katsoo arkistointia tarpeettomasti kalliina tehtävänä, Nobly voi olla kumppanisi vahvan, johdonmukaisen ja turvallisen arkistointijärjestelmän perustamisessa.
Näin kaikki voivat käyttää asiakirjoja sijainnista riippumatta. Voit siis muokata ja muuttaa asiakirjoja ollessasi toimistossa, etätyössä tai liikkeellä – ja niin voivat kollegasikin.
Arkistoratkaisu on upotettu yrityksesi haluamaan työkaluun, olipa se sitten Outlook, Microsoft Word tai jokin muu, ja tämä tieto on siten aina saatavilla, jos sinulla on vain laite mukanasi.
Koska kaikki on keskitetty asiakirjojenhallintapalveluun OnBase, on mahdollista välttää tuplakopiot, koska kaikki on arkistoituna keskitetysti. Työtä tehdään samalla asiakirjalla, ja kaikki kirjataan ja tallennetaan viimeisimpiin versioon – täysin automaattisesti.
Asiakaspalvelu
Asiakaspalvelussa on kyse koko käsittelyprosessin ja asiakkaan kaikkien näkökohtien tuntemisesta. Arkistointi OnBasessa mahdollistaa asiakastiedon saatavuuden tarvittaessa, ja puuttuviin lisätietoihin voidaan nopeasti päästä käsiksi tarvittaessa. Tämä mahdollistaa jokaisen työntekijän tekemään oikeat päätökset ja välttämään virheet yhteistyössä asiakkaan kanssa. Ei hukattua aikaa, ei tehdä virheitä ja lopputuloksena saavutetaan entistä parempi asiakastyytyväisyys.
