Digitaalinen arkistoratkaisu tehostaa työnkulkua Vellivillä
Noblyn toteuttaman OnBase-implementoinnin ansiosta eläkeyhtiö Velliv on keskittänyt miljoonia dokumentteja digitaaliseen arkistoon, mikä helpottaa työnkulkua ja tuo merkittäviä taloudellisia säästöjä.
Aiemmin Vellivillä oli sekä fyysisiä että useita digitaalisia arkistoja eri paikoissa. He tarvitsivat näiden asiakirja-arkistojen kokoamista yhteen paikkaan, ja vuoden 2021 alussa Velliv päätti hankkia uuden digitaalisen arkistojärjestelmän, joka keskittää kaikki yhtiön digitaaliset asiakirjat. ECM-järjestelmä OnBase, Noblyn toimiessa toimittajana ja toteutuskumppanina, valittiin Vellivin toimesta kahdeksan mahdollisen IT-toimittajan joukosta.
”OnBase-ratkaisu tukee parhaiten tarpeitamme, koska järjestelmässä on useita ominaisuuksia, jotka koimme olevan parempia kuin mitä muut markkinoiden toimittajat voivat tarjota”, sanoo Peter Thomsen, Vellivin asiakaspalveluosaston johtaja.
Aiemmin hitaat ja resurssiraskaat manuaaliset tulostus- ja skannausprosessit on nyt korvattu OnBase-digitaaliarkistolla. Samalla Velliv säästää useiden miljoonien paperisten arkien tulostamisessa vuosittain, mikä on sekä taloudellinen että erityisesti ympäristöllinen etu siirtymässä uuteen digitaaliseen arkistoratkaisuun.
Kerran digitaalisesti, aina digitaalisesti
OnBase:n implementoinnin jälkeen Velliv on siirtänyt 16 miljoonaa dokumenttia, ja yhtiö työskentelee parhaillaan siirtääkseen lisää 8,5 miljoonaa dokumenttia. dokumenttia. OnBase:n digitaalinen arkistoratkaisu tarkoittaa, että yhtiön työntekijöiden tarvitsee katsoa vain yhteen paikkaan löytääkseen tarvittavan asiakastiedon.
”Työnkulkuamme on merkittävästi helpotettu verrattuna siihen, mihin olimme tottuneet. Emme enää tulosta tai skannaa asiakirjoja. Noudatettava strategiamme on kerran digitaalisesti, aina digitaalisesti. Tämä tarkoittaa, että kaiken pitäisi olla paljon helpommin löydettävissä, kun saamme siirrettyä olemassa olevat arkistomme”, kertoo Peter Thomsen.
Eläkeyhtiönä Velliv käsittelee paljon asiakkaiden arkaluonteisia tietoja, ja OnBase on suunniteltu nimenomaan käsittelemään GDPR-vaatimuksia. Vellivillä on myös suuri tarve hallita, kuka pääsee käsiksi eri asiakirjoihin, ja tämä ominaisuus konfiguroitiin OnBase:ssa.
”On meille ollut tärkeää nähdä järjestelmän potentiaali useilla alueilla. Nobly tarjoaa todella hyvän tuotteen OnBase:ssa, koska se on helppo integroida ja konfiguroida”, kertoo Peter Thomsen.
OnBasen avulla Velliv on saanut järjestelmän, joka vastaa yhtiön nykyisiin ja tuleviin tarpeisiin heidän kokonaisvaltaisessa digitaalisointistrategiassaan, ja Peter Thomsenin mukaan Velliv tutkii jo muita alueita, joissa OnBasea voidaan hyödyntää edullisesti.
