15.08.2024

Nobly Consent virtaviivaistaa suostumusten hallinnan Alka Vakuutus yrityksessä

Nobly ja Alka Vakuutus ovat yhdessä asettaneet standardin modernimmalle, rakenteellisemmalle ja säännösten mukaisemmalle lähestymistavalle suostumusten hallinnassa vakuutusalalla. Nobly Consent -tuotteen kehittämisen myötä Alkan sisäiset prosessit eivät ole vain parantuneet, vaan myös asiakaskokemus ja tietoturva ovat vahvistuneet merkittävästi. Olemme yhdessä luoneet geneerisen tuotteen, joka virtaviivaistaa suostumusten hallintaa, joka on kiinteä osa käsittelyprosessia.

Alka ja Nobly ovat tehneet yhteistyötä useiden vuosien ajan Alkan prosessien digitalisoimiseksi. Yhteistyö käsittää OnBasen asiakirja-arkiston sekä joukon ratkaisuja, jotka parantavat Alkan asiakaskokemusta ja säädösten noudattamista. OnBasen käyttö asiakirja-arkistona Alka Vakuutuksella on luonut vahvan alustan jatkokehitykselle ja toimintojen optimoinnille. Rasmus Lundvig Hansen, Alka Vakuutuksen IT-päällikkö, toteaa: “Se on keskeinen osa vakuutusyhtiön ja asiakaspalvelun toimintaa, jonka OnBase ja Nobly täyttävät liiketoiminnassamme.”

Lue lisää Alkan ja Noblyn yhteistyöstä täältä

Kasvava tarve turvalliselle suostumusten hallinnalle

Vakuutusalan monimutkainen lainsäädäntö ja tiukat vaatimukset suostumusten hallinnalle, ovat merkittäviä haasteita alalla toimiville yrityksille. Sääntöjen noudattamisen varmistamiseksi Finanssivalvonta määrää tuntuvia sakkoja GDPR
ja tietosuojalain rikkomuksista, jotka säätelevät suostumusten hallintaa. Erityisesti vakuutusalalla on tarkat ohjeet dokumentaatiovaatimusten ja säädösten noudattamiselle. Monet yritykset aloittavat manuaalisilla suostumusten hallinnan menetelmillä, useat heistä kuitenkin nopeasti huomaavat, että tämä lähestymistapa ei ole kestävä ratkaisu pitkällä aikavälillä, koska se vaikeuttaa lain noudattamista. Lisäksi se johtaa manuaaliseen ja jäsentymättömään prosessiin, joka monien eri osapuolten vuoksi muuttuu tehottomaksi.

Alan tarpeiden ja Alkan kysynnän vuoksi Nobly kehitti yhteistyössä Alkan kanssa Nobly Consent -tuotteen. Ennen ratkaisumme käyttöönottoa Alka kohtasi haasteita, jotka monet alalla voivat tunnistaa. Rasmus Lundvig Hansen tarkentaa suostumusten hallintatuotteen tarvetta: “Tarve meidän puoleltamme on oikeastaan ollut olemassa jo vuosia. Periaatteessa kyse on siitä, että pidämme suostumukset hallinnassa ja voimme dokumentoida asiakkaan antamat suostumukset tai valinnat. Syynä siihen, että nyt haluamme erillisen järjestelmän, on se, että olemme saavuttaneet pisteen, jossa suostumusten keskittäminen yhteen järjestelmään on järkevin ratkaisu.”

Alkan puolelta oli myös vahva halu optimoida asiakaspolkua tekemällä suostumusjärjestelmä läpinäkyväksi Alkan asiakkaille, jotta on helppo saada yleiskuva annetuista suostumuksista ja mahdollisuus muuttaa suostumuksiaan verkossa:

“Yleisesti ottaen on vain hyvää asiakaspalvelua pystyä näyttämään asiakkaille, että meillä on heidän suostumuksensa hallinnassa – ja että ne on keskitetty yhteen paikkaan, johon myös sisäisesti voidaan tarvittaessa päästä, esimerkiksi neuvonantajana tai vastaavana.” – Rasmus Lundvig Hansen.

Nobly Consent

Nobly Consent on kehitetty varmistamaan, että pankki-, rahoitus-, eläke- tai vakuutusalan yritykset noudattavat voimassa olevaa lainsäädäntöä suostumusten hallinnassa. Tuote tekee tarvittavien suostumusten hankkimisesta helppoa osana käsittelyprosessia. Se helpottaa säännösten noudattamista ja varmistaa digitaalisen suostumusten hallinnan.

Ratkaisu on erityisesti suunnattu alalle, sillä alan yritykset kohtaavat päivittäin monia vastaavia haasteita. Nobly Consent tekee suostumusten hallinnasta integroidun osan yrityksen käsittelyprosessia. Tuote edistää hallinnointia, suostumusten helpompaa uusimista ja integraatiota muiden järjestelmien kanssa.

Suostumusten hallinnan integrointi oli tärkeä kohta Alkalle heidän toivoessaan uutta suostumusjärjestelmää: “Yritämme olla edelläkävijöitä hyvällä kokonaisrakenteella siinä. Tänään meidän on tehtävä se eri järjestelmistä. Tämän vältymme tulevaisuudessa, joten näin on ratkaisevaa, että optimoimme tehokkuuden vakuutusliiketoiminnassamme keskittämällä suostumusten hallinnan.” Rasmus Lundvig Hansen.

Lue lisää Nobly Consentista täältä

Yhteistyö ja innovaatio – Nobly Consentin tie

Yhteistyö Noblyn ja Alkan välillä Nobly Consent -tuotteen kehittämisessä on ollut kaikilta osin positiivinen kokemus. Alusta alkaen oli selkeä ymmärrys molempien osapuolten odotuksista prosessille ja tuotteelle. Alkan näkökulmasta Noblyn esittämä prosessi oli aluksi monivaiheisempi kuin heidän oma sisäinen kehitysprosessinsa, mutta Rasmus Lundvig Hansen toteaa: “Kumppanuus yritystemme välillä, on osoittanut, että tämä prosessi on ollut oikein hyvä ja toimiva.”

Myös Noblyn puolella on ollut suurta innostusta yhteistyöstä ja kehitysprosessista:

“Olemme ylpeitä voidessamme tarjota ratkaisun, joka tekee eron Alkan päivittäisessä työssä suostumusten hallinnan ja säädösten noudattamisen osalta. Lisäksi olemme iloisia siitä, että olemme kehittäneet tuotteen, joka voi hyödyttää vakuutus- ja eläkealaa tekemällä suostumusten hallinnasta integroidumpaa ja säädösten mukaista.” – Morten Have, Noblyn toimitusjohtaja.

Yhdenmukaisuuden varmistamiseksi ja ymmärryksen luomiseksi siitä, mitä tuotteen pitäisi sisältää, Alka ja Nobly ovat järjestäneet yhteistyössä useita työpajoja. Koko prosessin pääpaino on ollut kehittää geneerinen tuote, joka tietenkin täyttää Alkan tarpeet, mutta joka voi myös ratkaista suostumusten hallinnan ongelmat muille alan toimijoille.

Yhteistyön myötä Nobly on parantanut Alkan suostumusten hallintaa, digitalisoinut prosessin, varmistanut säädösten noudattamisen ja luonut rakenteellisen ja tehokkaan uuden toimitavan. Tämä on tärkeää Alkalle:

“Suostumusten hallinta finanssiyrityksenä on toimintalupa. Tässä mielessä Nobly Consentista tulee yksi Alkan peruspilareista, jotta voimme jatkossa myydä ja käsitellä asiakkaidemme vakuutuksia. ”

Keskittämällä kaikki suostumukset yhteen paikkaan vakuutusjärjestelmämme ja verkkosivustomme voivat integroitua Nobly Consentiin luodakseen, päivittääkseen tai saadakseen tietoa siitä, mitkä suostumukset asiakas on antanut ja käsitelläkseen tämän jälkeen asiakkaan pyyntöä, olipa kyse vakuutuksen ostosta tai vahingon yhteydessä.” – Rasmus Lundvig Hansen.

Tämä yhteistyö ei ole ollut onnistunut vain lopputuotteen ansiosta. Myös hyvä viestintä ja vahva yhteistyö ovat olleet avainasemassa koko prosessin ajan. Morten Have toteaa: “Yhteistyö Alkan kanssa Nobly Consent -tuotteen kehittämisessä on ollut erittäin positiivinen. Odotamme innolla hyvän kumppanuuden jatkumista ja Alkan tukemista heidän digitaalisella matkallaan. Tarve integroidulle suostumusjärjestelmälle on nähtävissä koko alalla, ja olemme siksi iloisia voidessamme tarjota tuotteen, joka hyödyttää enemmän kuin yksittäistä asiakasta.”

Ota yhteyttä saadaksesi lisätietoja Nobly Consentista ja kuinka voimme auttaa sinun yritystäsi.

Varaa demo ja koe edut

Suostumus vakuutusalalla

Se, että Nobly Consent on kehitetty yhteistyössä vakuutusalan asiakkaan kanssa, vahvistaa, että tuotteemme täyttää alan odotukset ja vaatimukset suostumusten hallinnalle. Tämä kehitysyhteistyö Alkan kanssa osoittaa, että tuotteemme on käytännöllinen ja tehokas tapa ratkaista alan ongelma. Lopulta kyse on askeleen ottamisesta kohti modernimpaa, rakenteellisempaa ja säädösten mukaista lähestymistapaa suostumusten hallintaan.

Digitaalinen arkistoratkaisu tehostaa työnkulkua Vellivillä

Noblyn toteuttaman OnBase-implementoinnin ansiosta eläkeyhtiö Velliv on keskittänyt miljoonia dokumentteja digitaaliseen arkistoon, mikä helpottaa työnkulkua ja tuo merkittäviä taloudellisia säästöjä.

Aiemmin Vellivillä oli sekä fyysisiä että useita digitaalisia arkistoja eri paikoissa. He tarvitsivat näiden asiakirja-arkistojen kokoamista yhteen paikkaan, ja vuoden 2021 alussa Velliv päätti hankkia uuden digitaalisen arkistojärjestelmän, joka keskittää kaikki yhtiön digitaaliset asiakirjat. ECM-järjestelmä OnBase, Noblyn toimiessa toimittajana ja toteutuskumppanina, valittiin Vellivin toimesta kahdeksan mahdollisen IT-toimittajan joukosta.

”OnBase-ratkaisu tukee parhaiten tarpeitamme, koska järjestelmässä on useita ominaisuuksia, jotka koimme olevan parempia kuin mitä muut markkinoiden toimittajat voivat tarjota”, sanoo Peter Thomsen, Vellivin asiakaspalveluosaston johtaja.

Aiemmin hitaat ja resurssiraskaat manuaaliset tulostus- ja skannausprosessit on nyt korvattu OnBase-digitaaliarkistolla. Samalla Velliv säästää useiden miljoonien paperisten arkien tulostamisessa vuosittain, mikä on sekä taloudellinen että erityisesti ympäristöllinen etu siirtymässä uuteen digitaaliseen arkistoratkaisuun.

Kerran digitaalisesti, aina digitaalisesti

OnBase:n implementoinnin jälkeen Velliv on siirtänyt 16 miljoonaa dokumenttia, ja yhtiö työskentelee parhaillaan siirtääkseen lisää 8,5 miljoonaa dokumenttia. dokumenttia. OnBase:n digitaalinen arkistoratkaisu tarkoittaa, että yhtiön työntekijöiden tarvitsee katsoa vain yhteen paikkaan löytääkseen tarvittavan asiakastiedon.

”Työnkulkuamme on merkittävästi helpotettu verrattuna siihen, mihin olimme tottuneet. Emme enää tulosta tai skannaa asiakirjoja. Noudatettava strategiamme on kerran digitaalisesti, aina digitaalisesti. Tämä tarkoittaa, että kaiken pitäisi olla paljon helpommin löydettävissä, kun saamme siirrettyä olemassa olevat arkistomme”, kertoo Peter Thomsen.

Eläkeyhtiönä Velliv käsittelee paljon asiakkaiden arkaluonteisia tietoja, ja OnBase on suunniteltu nimenomaan käsittelemään GDPR-vaatimuksia. Vellivillä on myös suuri tarve hallita, kuka pääsee käsiksi eri asiakirjoihin, ja tämä ominaisuus konfiguroitiin OnBase:ssa.

”On meille ollut tärkeää nähdä järjestelmän potentiaali useilla alueilla. Nobly tarjoaa todella hyvän tuotteen OnBase:ssa, koska se on helppo integroida ja konfiguroida”, kertoo Peter Thomsen.

OnBasen avulla Velliv on saanut järjestelmän, joka vastaa yhtiön nykyisiin ja tuleviin tarpeisiin heidän kokonaisvaltaisessa digitaalisointistrategiassaan, ja Peter Thomsenin mukaan Velliv tutkii jo muita alueita, joissa OnBasea voidaan hyödyntää edullisesti.

Uusi asiakirjahallintajärjestelmä vie Alkan kärkeen asiakaskokemuksessa ja tietoturvassa

Toukokuussa 2018 astui voimaan uusi henkilötietojen säädös, joka asetti tiukat vaatimukset henkilökohtaisten tietojen säilyttämiselle ja käytölle.

Alka Forsikringille tämä oli mahdollisuus tarkastella kaikkia liiketoimintaprosessejaan ja menettelytapojaan varmistaakseen paremman tiedonhallinnan arkaluontoisten henkilötietojen käsittelystä. Nobly tarjosi Alkalle ratkaisun kaikkiin asiakirjoihin: dokumenttiportaalin, joka perustuu OnBase by Hyland -järjestelmään. Tänään Minun Alkassani asiakkaalla on turvallinen yleiskuva osallistumisestaan ja tapauskirjeenvaihdostaan, ja Alka on näin ollen hyvin valmistautunut tulevaisuuden digitaaliseen kilpailuun.

”Vaikka digitaalistuminen oli jatkuvaa, meillä oli noin kaksi vuotta sitten vielä noin 2 km hyllytilaa fyysisille vahinkotapauksille. Kävimme Iron Mountainin kanssa tapaamisessa skannausratkaisusta, johon liittyi kaikkien näiden tapausten fyysinen säilyttäminen, ja tapaamisessa tapasimme myös heidän yhteistyökumppaninsa Noblyn. Uusi henkilötietojen asetus (GDPR) oli astunut voimaan, mikä tarkoitti, että meidän piti saada aikaan aivan uusi asiakirjahallintajärjestelmä varmistaaksemme, että noudatimme uusia sääntöjä, erityisesti kirjeenvaihdossa asiakkaidemme kanssa. Tavallinen posti ja eBoks ovat kalliita vaihtoehtoja, eivätkä kokemuksemme mukaan tarjoa parasta asiakaskokemusta. Valitsimme sen sijaan keskitetyn asiakirja-arkiston, jotta asiakkaat voivat nähdä kaiken Minun Alkassani”, kertoo Alka Vakuutuksen aluepäällikkö Claus Heuck.

Intuitiivinen ja tulevaisuuteen suuntautunut ratkaisu

Alkalla on perinne asiakastyytyväisyydessä. Asiakaskokemus ja hyvä palvelu ovat korkealla prioriteettilistalla ja olivat ratkaisevia näkökohtia halutulle ratkaisulle. Alun perin laajuus rajoittui intuitiiviseen asiakirjahallintaratkaisuun, joka keskittyi aluksi TIA-asiakirjoihin, eli Alkan kirjeenvaihtoon asiakkaiden kanssa ajankohtaisista vakuutustapauksista.

”Meillä oli kaksi perusvaatimusta ratkaisulle: ensimmäinen oli tarve keskitetylle arkistolle Minun Alkassani, jossa asiakas voi kirjautua sisään ja nähdä osallistumisensa ja tapauskirjeenvaihtonsa TIA:sta. Toinen oli asiakirjojen keskitetty lokitustoive, kuten GDPR määrää. Perusteellisen tarjous- ja tiedonhankintaprosessin sekä toimittajien analyysin jälkeen valinta kohdistui Noblyyn ja OnBaseen”, kertoo tuoteomistaja Jesper Kiel Sloth ja jatkaa: ”Sillä hetkellä meillä oli vain noin kaksi kuukautta aikaa toteuttaa ratkaisu, mikä rehellisesti tuntui ylivoimaiselta. Mutta Nobly tarjosi hyvin testatun ja tulevaisuuteen suuntautuneen ratkaisun, ja kemia oli hyvä tapaamisissamme. ”

”Nobly on suhteellisen pieni konsultointifirma, mutta sillä on suuria asiakkaita muilla alueilla, joten luotimme siihen, että he pystyvät hoitamaan tehtävän. He osoittivat varhain prosessissa ymmärtävänsä tarpeemme ja liiketoimintaprosessimme. Heidän syvällinen tuntemuksensa asiakirjahallinnasta yhdistettynä haluun työskennellä joustavasti siinä ketterässä muodossa, jossa itsekin toimimme, oli se, mikä toi meidät ajoissa maaliin.”

Laajuus laajeni matkan varrella

Alkuvaiheen löytövaihe oli ratkaiseva ratkaisulle, kertoo Alkan projektipäällikkö Stine Kensø: ”Meillä oli paljon pieniä ja tehokkaita työkokouksia ympäri yritystä. Nobly oli fyysisesti paikalla ja oppi tuntemaan yrityksemme joka kulman, ja he onnistuivat esittämään paljon kysymyksiä työprosesseistamme. Aiemmissa toimittajien valintaprosesseissa olen kokenut tavanneeni vahvan ja vakuuttavan tiimin, vain myöhemmin kohdatakseni konsultteja, jotka eivät ole lähelläkään niitä, jotka myivät ratkaisun. Emme kokeneet sitä tällä kertaa. Aikataulu oli tiukka, mutta tunsimme olevamme varmoja valitusta tulevaisuuteen suuntautuneesta järjestelmästä, joka sisälsi monia OnBase-moduuleja, jotka oli helppo laajentaa. Tämä mahdollisti esimerkiksi sähköposti-integraation lisäämisen ilman suuria kustannuksia.”

Jesper Kiel Sloth on samaa mieltä: ”Noblyn lähestymistapa OnBaseen on ollut koko prosessin ajan, että järjestelmä voi täyttää tarpeemme. Noin 14 päivää toteutusprosessin alkamisen jälkeen meidän oli myönnettävä, että meidän oli otettava mukaan myös sähköpostikirjeenvaihdon arkistointi ilman liitetiedostoja. Se ei ollut osa alkuperäistä sopimusta. Mutta suuri osa kirjeenvaihdostamme asiakkaiden kanssa tapahtuu sähköpostitse ilman liitteitä, joten oli järkevää ottaa ne mukaan. Tässä Nobly osoittautui erittäin sopeutumiskykyiseksi, ja he keksivät hyvän ratkaisun, jossa järjestelmä kysyy automaattisesti, pitäisikö sähköpostit lähettää normaalisti vai suoraan Minun Alkaan. Käytännössä ratkaisimme paljon ylimääräisiä GDPR-liittyviä tehtäviä alkuperäisen, kapean laajuuden lisäksi.”

Noblyn liiketoiminnan kehitysjohtaja ja kumppani Morten Have on ollut mukana projektissa alusta lähtien. Hänellä on pelkästään kiitosta yhteistyöstä Alkan kanssa joskus kiireisen prosessin aikana: ”Alka on ollut äärimmäisen hyvä työskentelemään. IT-alalla päätökset tehdään usein johdossa. Alkassa se oli päinvastaista. Täällä käyttäjät ovat ohjanneet kehitystä ja ovat nopeasti reagoineet, kun jokin ei toiminut käytännössä. Se on ollut uskomattoman vahvaa. Alkalla oli halu tarjota tarvittavat resurssit, emmekä joutuneet odottamaan sähköposteja tai kokouksia päästäksemme eteenpäin. Meillä oli tekninen projektipäällikkö fyysisesti Alkassa, mikä on ollut ratkaisevaa prosessille. Tietenkin on myös ollut merkittävää, että Alka valitsi alusta alkaen ratkaisun, joka sisälsi laajan valikoiman OnBase-moduuleja, joita oli helppo laajentaa. Tämä mahdollisti muun muassa sähköposti-integraation lisäämisen ilman suuria kustannuksia”, Morten Have päättää.

Valmiit työntekijät ja tyytyväiset asiakkaat

Kaksitoista superkäyttäjää eri osastoilta olivat ensimmäiset, jotka koulutettiin uuteen asiakirjahallintajärjestelmään. He toimivat lähettiläinä osastoillaan, joissa OnBase on otettu hyvin vastaan käyttäjien keskuudessa.

”Järjestelmä on erittäin intuitiivinen ja helppo, ja käyttäjät ovat voineet työskennellä sen kanssa käytännössä ensimmäisestä päivästä lähtien – vaikka alku on aina vaikea, ja alussa oli tietenkin paljon kysymyksiä. Käyttäjät ovat ottaneet uuden asiakirjahallintajärjestelmän erittäin hyvin vastaan, ja useat pyytävät jo lisää toimintoja”, kertoo Stine Kensø.

Alkalla on laaja yksimielisyys siitä, että OnBase on ollut hyvä alusta heidän digitaaliselle matkalleen. Ulkoisesti vakuutusyhtiötä kehutaan usein digitaalisista ratkaisuistaan, muun muassa FinansWatchin toimesta. Alka on ollut Tanskan nopeimmin kasvavia vakuutusyhtiöitä monien vuosien ajan, joilla on markkinoiden tyytyväisimpiä asiakkaita, samalla kun Alkan on tehnyt markkinoilla hyvää tulosta. Tämä johti yrityksen ostamiseen Trygiltä joulukuussa 2017, mutta se jatkaa itsenäisenä brändinä.

”Vakuutuksilla on jo määritelmän mukaan maine tylsänä ja vaikeaselkoisena toimialueena, siksi Alkan tavoitteena on tehdä siitä yksinkertainen ja tarjota hyvä laatua alhaisella hinnalla. OnBase tarjoaa meille tehokkaita prosesseja ja alhaisia kustannuksia, joiden avulla voimme tarjota juuri sen mitä asiakkaat odottavat. Asiakkaat pitävät täysin luonnollisena sitä, että he voivat löytää vakuutusmääräyksensä, ehtonsa ja kirjeenvaihtonsa Minun Alkassani”, kertoo Jesper Kiel Sloth ja päättelee: ”Noudatamme henkilötietojen asetusta, ja näytämme asiaankuuluvat asiakirjat asianmukaisille asiakkaille ja työntekijöille. Odotamme jo innolla seuraavaa vaihetta OnBasessa, jossa tulemme vieläkin terävämmiksi digitaalisissa prosesseissa ja työnkuluissa. Näemme, että sekä talous, henkilöstöhallinto että koko yritysala voivat hyötyä suuresti OnBasesta, ja emme ole vielä kuulleet Noblyn sanovan: ’Emme voi tehdä sitä’.”