Digitaalinen arkistoratkaisu tehostaa työnkulkua Vellivillä

Noblyn toteuttaman OnBase-implementoinnin ansiosta eläkeyhtiö Velliv on keskittänyt miljoonia dokumentteja digitaaliseen arkistoon, mikä helpottaa työnkulkua ja tuo merkittäviä taloudellisia säästöjä.

Aiemmin Vellivillä oli sekä fyysisiä että useita digitaalisia arkistoja eri paikoissa. He tarvitsivat näiden asiakirja-arkistojen kokoamista yhteen paikkaan, ja vuoden 2021 alussa Velliv päätti hankkia uuden digitaalisen arkistojärjestelmän, joka keskittää kaikki yhtiön digitaaliset asiakirjat. ECM-järjestelmä OnBase, Noblyn toimiessa toimittajana ja toteutuskumppanina, valittiin Vellivin toimesta kahdeksan mahdollisen IT-toimittajan joukosta.

”OnBase-ratkaisu tukee parhaiten tarpeitamme, koska järjestelmässä on useita ominaisuuksia, jotka koimme olevan parempia kuin mitä muut markkinoiden toimittajat voivat tarjota”, sanoo Peter Thomsen, Vellivin asiakaspalveluosaston johtaja.

Aiemmin hitaat ja resurssiraskaat manuaaliset tulostus- ja skannausprosessit on nyt korvattu OnBase-digitaaliarkistolla. Samalla Velliv säästää useiden miljoonien paperisten arkien tulostamisessa vuosittain, mikä on sekä taloudellinen että erityisesti ympäristöllinen etu siirtymässä uuteen digitaaliseen arkistoratkaisuun.

Kerran digitaalisesti, aina digitaalisesti

OnBase:n implementoinnin jälkeen Velliv on siirtänyt 16 miljoonaa dokumenttia, ja yhtiö työskentelee parhaillaan siirtääkseen lisää 8,5 miljoonaa dokumenttia. dokumenttia. OnBase:n digitaalinen arkistoratkaisu tarkoittaa, että yhtiön työntekijöiden tarvitsee katsoa vain yhteen paikkaan löytääkseen tarvittavan asiakastiedon.

”Työnkulkuamme on merkittävästi helpotettu verrattuna siihen, mihin olimme tottuneet. Emme enää tulosta tai skannaa asiakirjoja. Noudatettava strategiamme on kerran digitaalisesti, aina digitaalisesti. Tämä tarkoittaa, että kaiken pitäisi olla paljon helpommin löydettävissä, kun saamme siirrettyä olemassa olevat arkistomme”, kertoo Peter Thomsen.

Eläkeyhtiönä Velliv käsittelee paljon asiakkaiden arkaluonteisia tietoja, ja OnBase on suunniteltu nimenomaan käsittelemään GDPR-vaatimuksia. Vellivillä on myös suuri tarve hallita, kuka pääsee käsiksi eri asiakirjoihin, ja tämä ominaisuus konfiguroitiin OnBase:ssa.

”On meille ollut tärkeää nähdä järjestelmän potentiaali useilla alueilla. Nobly tarjoaa todella hyvän tuotteen OnBase:ssa, koska se on helppo integroida ja konfiguroida”, kertoo Peter Thomsen.

OnBasen avulla Velliv on saanut järjestelmän, joka vastaa yhtiön nykyisiin ja tuleviin tarpeisiin heidän kokonaisvaltaisessa digitaalisointistrategiassaan, ja Peter Thomsenin mukaan Velliv tutkii jo muita alueita, joissa OnBasea voidaan hyödyntää edullisesti.

AL Finans Valitsee Noblyn ja OnBasen IT-perustaksi

Rahoituskumppanina yksityis- ja yritysleasingissa, factoringissa ja lainarahoituksessa AL Finans on alisteinen tiukoille lakisääteisille vaatimuksille, erityisesti rahanpesun vastaisilla alueilla (AML).

Nykyisten määräysten noudattamiseksi ja uusien lakisääteisten vaatimusten täyttämiseksi AL Finans on valinnut tulevaisuutta varten suunnitellun IT-alustan, OnBasen, yrityksen digitaalisten työnkulkujen, riskiluokittelun ja asiakirjahallinnan perustaksi. Nobly on vastuussa OnBasen toteuttamisesta, mikä on johtanut nopeisiin vasteaikoihin, merkittäviin henkilöresurssien säästöihin ja vahvistuneeseen riskiluokitteluun.

AL Finans toimii korkean liiketoiminnan ympäristössä, jossa turvallinen ja tehokas käsittely sekä nopeat vasteajat ovat kilpailukyvyn kannalta ratkaisevan tärkeitä. Päätös nopeuttaa digitalisointia johti vahvaan kumppanuuteen Noblyn konsulttitalon kanssa syksyllä 2020.

”Lähestymistapamme alusta alkaen oli halu moderniin AML-järjestelmään eli rahanpesun vastaiseen järjestelmään. Tarvitsimme yksityiskohtaista ja johdonmukaista seulontaa asiakkaiden onboarding-prosessissamme ja due diligence -prosessissamme, kattamaan kaiken PEP-seulonnasta ja sanktioseulonnasta asiakkaiden ja yritysten todellisten omistajien seulontaan aina terrorilistojen seulontaan asti. Kaikki tämä automaattisesti riskiluokittelun tunnistamiseksi ja jatkuvasti päivitettävän lainsäädännön noudattamiseksi. Harkitsimme erilaisia järjestelmiä, jotka erikoistuivat AML:ään, mutta valintamme kohdistui nopeasti OnBaseen. OnBasen alusta tarjoaa meille hyvin öljytyn moottorin AML-hallintaan, mutta se on myös integraatioalusta, joka on integroitu asiakasrajapintajärjestelmiimme. Samalla OnBase pystyi tekemään paljon muita asioita, avaten meille uusia mahdollisuuksia yrityksenä. Päätös oli siksi suhteellisen helppo meille monien tulevien automaatiomahdollisuuksien vuoksi,” kertoo Johan Ploug Aagaard, AL Finansin varatoimitusjohtaja.

OnBasen joustavuus testattiin pian ensimmäisen käyttöönoton jälkeen, kun uusia tiukempia raportointivaatimuksia kansalaisuudesta tuli esiin. Lisäys olemassa olevaan riskiluokitteluun sujui vaivattomasti, kuten myös myöhemmin järjestelmään lisätyt muut toiminnallisuuskerrokset.

2300 tuntia manuaalista syöttöä säästetty

Riskiarvioinnit tehtiin aiemmin manuaalisesti Excelissä, erittäin resurssi-intensiivinen prosessi. Tänään kaikki työprosessit ovat digitaalisia ja automaattisia, kun AL Finans saa lainahakemuksen. Räätälöity OnBase-ratkaisu tekee kyselyjä asiaankuuluvista tietokannoista, ja automaattinen riskiluokittelu tuotetaan. Samalla työntekijät voivat keskittyä aikaansa arvoa lisääviin ja asiakaslähtöisiin toimintoihin.

Optimoitu työnkulku luotiin tiiviissä yhteistyössä AL Finansin ja Noblyn välillä, mikä johti merkittäviin aikasäästöihin.

”Jos tarkastelemme vuonna 2020 läpimenneiden hakemusten määrää, voimme odottaa säästävämme vähintään 2300 henkilötuntia vuodessa, pelkästään tässä ensimmäisessä vaiheessa digitaalista matkaamme Noblyn ja OnBasen kanssa. Mutta kyse ei ole vain tuntien säästämisestä; kyse on myös yhdenmukaisuuden ja korkeamman laadun saavuttamisesta tässä työssä juuri siksi, että se on digitoitu. Käyttäjät pitävät siitä, että heidän ei tarvitse käyttää aikaa manuaalisiin syöttöihin ja paljon manuaalisiin tietohakuihin, vaan voivat sen sijaan käyttää aikaa vuoropuheluun ja asiakkaiden neuvontaan. Mitä nopeammin voimme vastata vastauksella, sitä parempi – se antaa meille tyytyväisiä asiakkaita ja tietysti kilpailuetuja. Olemme tulleet tehokkaammiksi ja voimme yksinkertaisesti käsitellä enemmän tapauksia työntekijää kohden, mikä mahdollistaa liiketoiminnan kasvun samoilla työntekijämäärillä kuin meillä on tällä hetkellä,” vahvistaa Johan Ploug Aagaard.

Toimittaja, jolla on alan tietotaitoa.

Nobly, joka on toimialan Euroopan johtavana OnBase-konsulttitalo on erikoistunut liiketoiminnan kriittisiin IT-ratkaisuihin pankki-, rahoitus- ja vakuutusalalla. Tämä asema oli ratkaiseva, kun AL Finans etsi tulevaa yhteistyökumppaniaan.

”Nobly voitti pääasiassa luottamuksemme heidän laajasta näkemyksestään siitä alasta, johon kuulumme, ja heidän asiantuntemuksestaan erityisesti AML-alueella. Se on ala, joka kehittyy jatkuvasti alallamme ja voi haastaa meidät nopeaan toimeenpanoon uuden lainsäädännön osalta. Mitä helpommin ja yksinkertaisemmin voimme toteuttaa sääntelyä, sitä sujuvammin ja nopeammin voimme palvella asiakkaitamme – mikä on ratkaisevan tärkeää alallamme. Nobly toi tämän ymmärryksen mukanaan yhteistyöhön alusta asti. Oli rauhoittavaa olla tekemisissä toimittajan kanssa, jolla oli tietoa sekä alasta että vaatimuksista, joita meidän piti täyttää,” selittää Johan Ploug Aagaard.

OnBase katalyyttinä digitalisaatiolle

AL Finansilla on korkeat tavoitteet liiketoiminnan jatkuvassa digitalisoinnissa, jossa OnBase tulee olemaan keskeinen ratkaisu.

”Koko asiakasarkistomme siirretään ja tallennetaan OnBaseen tarjotaksemme 360° asiakasnäkymän kaikista suhteista, leasing- ja lainasopimuksista, allekirjoitetuista asiakirjoista jne. Tulevissa projekteissa meidän on myös sisällytettävä enemmän jatkuvaa due diligence -toimintaa riskiluokituksiimme. Kun voimme seuloa asiakkaitamme jatkuvasti eri kriittisillä parametreilla, tiedämme myös, mihin riskeihin olemme alttiina. Tällä hetkellä teemme riskiluokituksia itse onboarding-hetkellä, mutta haluamme tehdä siitä dynaamisempaa tulevissa projekteissa, jotta prosessi toimisi jatkuvasti koko salkkumme yli. Tämä tarkoittaa, että ajan myötä saamme oikeat asiakkaat kirjoihin ja pysymme aina sormi pulssilla. OnBase on tärkeä osa tulevaisuuden varmistamistamme ja kasvumoottoriamme,” päättää Johan Ploug Aagaard.

Uusi asiakirjahallintajärjestelmä vie Alkan kärkeen asiakaskokemuksessa ja tietoturvassa

Toukokuussa 2018 astui voimaan uusi henkilötietojen säädös, joka asetti tiukat vaatimukset henkilökohtaisten tietojen säilyttämiselle ja käytölle.

Alka Forsikringille tämä oli mahdollisuus tarkastella kaikkia liiketoimintaprosessejaan ja menettelytapojaan varmistaakseen paremman tiedonhallinnan arkaluontoisten henkilötietojen käsittelystä. Nobly tarjosi Alkalle ratkaisun kaikkiin asiakirjoihin: dokumenttiportaalin, joka perustuu OnBase by Hyland -järjestelmään. Tänään Minun Alkassani asiakkaalla on turvallinen yleiskuva osallistumisestaan ja tapauskirjeenvaihdostaan, ja Alka on näin ollen hyvin valmistautunut tulevaisuuden digitaaliseen kilpailuun.

”Vaikka digitaalistuminen oli jatkuvaa, meillä oli noin kaksi vuotta sitten vielä noin 2 km hyllytilaa fyysisille vahinkotapauksille. Kävimme Iron Mountainin kanssa tapaamisessa skannausratkaisusta, johon liittyi kaikkien näiden tapausten fyysinen säilyttäminen, ja tapaamisessa tapasimme myös heidän yhteistyökumppaninsa Noblyn. Uusi henkilötietojen asetus (GDPR) oli astunut voimaan, mikä tarkoitti, että meidän piti saada aikaan aivan uusi asiakirjahallintajärjestelmä varmistaaksemme, että noudatimme uusia sääntöjä, erityisesti kirjeenvaihdossa asiakkaidemme kanssa. Tavallinen posti ja eBoks ovat kalliita vaihtoehtoja, eivätkä kokemuksemme mukaan tarjoa parasta asiakaskokemusta. Valitsimme sen sijaan keskitetyn asiakirja-arkiston, jotta asiakkaat voivat nähdä kaiken Minun Alkassani”, kertoo Alka Vakuutuksen aluepäällikkö Claus Heuck.

Intuitiivinen ja tulevaisuuteen suuntautunut ratkaisu

Alkalla on perinne asiakastyytyväisyydessä. Asiakaskokemus ja hyvä palvelu ovat korkealla prioriteettilistalla ja olivat ratkaisevia näkökohtia halutulle ratkaisulle. Alun perin laajuus rajoittui intuitiiviseen asiakirjahallintaratkaisuun, joka keskittyi aluksi TIA-asiakirjoihin, eli Alkan kirjeenvaihtoon asiakkaiden kanssa ajankohtaisista vakuutustapauksista.

”Meillä oli kaksi perusvaatimusta ratkaisulle: ensimmäinen oli tarve keskitetylle arkistolle Minun Alkassani, jossa asiakas voi kirjautua sisään ja nähdä osallistumisensa ja tapauskirjeenvaihtonsa TIA:sta. Toinen oli asiakirjojen keskitetty lokitustoive, kuten GDPR määrää. Perusteellisen tarjous- ja tiedonhankintaprosessin sekä toimittajien analyysin jälkeen valinta kohdistui Noblyyn ja OnBaseen”, kertoo tuoteomistaja Jesper Kiel Sloth ja jatkaa: ”Sillä hetkellä meillä oli vain noin kaksi kuukautta aikaa toteuttaa ratkaisu, mikä rehellisesti tuntui ylivoimaiselta. Mutta Nobly tarjosi hyvin testatun ja tulevaisuuteen suuntautuneen ratkaisun, ja kemia oli hyvä tapaamisissamme. ”

Nobly on suhteellisen pieni konsultointifirma, mutta sillä on suuria asiakkaita muilla alueilla, joten luotimme siihen, että he pystyvät hoitamaan tehtävän. He osoittivat varhain prosessissa ymmärtävänsä tarpeemme ja liiketoimintaprosessimme. Heidän syvällinen tuntemuksensa asiakirjahallinnasta yhdistettynä haluun työskennellä joustavasti siinä ketterässä muodossa, jossa itsekin toimimme, oli se, mikä toi meidät ajoissa maaliin.”

Laajuus laajeni matkan varrella

Alkuvaiheen löytövaihe oli ratkaiseva ratkaisulle, kertoo Alkan projektipäällikkö Stine Kensø: ”Meillä oli paljon pieniä ja tehokkaita työkokouksia ympäri yritystä. Nobly oli fyysisesti paikalla ja oppi tuntemaan yrityksemme joka kulman, ja he onnistuivat esittämään paljon kysymyksiä työprosesseistamme. Aiemmissa toimittajien valintaprosesseissa olen kokenut tavanneeni vahvan ja vakuuttavan tiimin, vain myöhemmin kohdatakseni konsultteja, jotka eivät ole lähelläkään niitä, jotka myivät ratkaisun. Emme kokeneet sitä tällä kertaa. Aikataulu oli tiukka, mutta tunsimme olevamme varmoja valitusta tulevaisuuteen suuntautuneesta järjestelmästä, joka sisälsi monia OnBase-moduuleja, jotka oli helppo laajentaa. Tämä mahdollisti esimerkiksi sähköposti-integraation lisäämisen ilman suuria kustannuksia.”

Jesper Kiel Sloth on samaa mieltä: ”Noblyn lähestymistapa OnBaseen on ollut koko prosessin ajan, että järjestelmä voi täyttää tarpeemme. Noin 14 päivää toteutusprosessin alkamisen jälkeen meidän oli myönnettävä, että meidän oli otettava mukaan myös sähköpostikirjeenvaihdon arkistointi ilman liitetiedostoja. Se ei ollut osa alkuperäistä sopimusta. Mutta suuri osa kirjeenvaihdostamme asiakkaiden kanssa tapahtuu sähköpostitse ilman liitteitä, joten oli järkevää ottaa ne mukaan. Tässä Nobly osoittautui erittäin sopeutumiskykyiseksi, ja he keksivät hyvän ratkaisun, jossa järjestelmä kysyy automaattisesti, pitäisikö sähköpostit lähettää normaalisti vai suoraan Minun Alkaan. Käytännössä ratkaisimme paljon ylimääräisiä GDPR-liittyviä tehtäviä alkuperäisen, kapean laajuuden lisäksi.”

Noblyn liiketoiminnan kehitysjohtaja ja kumppani Morten Have on ollut mukana projektissa alusta lähtien. Hänellä on pelkästään kiitosta yhteistyöstä Alkan kanssa joskus kiireisen prosessin aikana: ”Alka on ollut äärimmäisen hyvä työskentelemään. IT-alalla päätökset tehdään usein johdossa. Alkassa se oli päinvastaista. Täällä käyttäjät ovat ohjanneet kehitystä ja ovat nopeasti reagoineet, kun jokin ei toiminut käytännössä. Se on ollut uskomattoman vahvaa. Alkalla oli halu tarjota tarvittavat resurssit, emmekä joutuneet odottamaan sähköposteja tai kokouksia päästäksemme eteenpäin. Meillä oli tekninen projektipäällikkö fyysisesti Alkassa, mikä on ollut ratkaisevaa prosessille. Tietenkin on myös ollut merkittävää, että Alka valitsi alusta alkaen ratkaisun, joka sisälsi laajan valikoiman OnBase-moduuleja, joita oli helppo laajentaa. Tämä mahdollisti muun muassa sähköposti-integraation lisäämisen ilman suuria kustannuksia”, Morten Have päättää.

Valmiit työntekijät ja tyytyväiset asiakkaat

Kaksitoista superkäyttäjää eri osastoilta olivat ensimmäiset, jotka koulutettiin uuteen asiakirjahallintajärjestelmään. He toimivat lähettiläinä osastoillaan, joissa OnBase on otettu hyvin vastaan käyttäjien keskuudessa.

”Järjestelmä on erittäin intuitiivinen ja helppo, ja käyttäjät ovat voineet työskennellä sen kanssa käytännössä ensimmäisestä päivästä lähtien – vaikka alku on aina vaikea, ja alussa oli tietenkin paljon kysymyksiä. Käyttäjät ovat ottaneet uuden asiakirjahallintajärjestelmän erittäin hyvin vastaan, ja useat pyytävät jo lisää toimintoja”, kertoo Stine Kensø.

Alkalla on laaja yksimielisyys siitä, että OnBase on ollut hyvä alusta heidän digitaaliselle matkalleen. Ulkoisesti vakuutusyhtiötä kehutaan usein digitaalisista ratkaisuistaan, muun muassa FinansWatchin toimesta. Alka on ollut Tanskan nopeimmin kasvavia vakuutusyhtiöitä monien vuosien ajan, joilla on markkinoiden tyytyväisimpiä asiakkaita, samalla kun Alkan on tehnyt markkinoilla hyvää tulosta. Tämä johti yrityksen ostamiseen Trygiltä joulukuussa 2017, mutta se jatkaa itsenäisenä brändinä.

”Vakuutuksilla on jo määritelmän mukaan maine tylsänä ja vaikeaselkoisena toimialueena, siksi Alkan tavoitteena on tehdä siitä yksinkertainen ja tarjota hyvä laatua alhaisella hinnalla. OnBase tarjoaa meille tehokkaita prosesseja ja alhaisia kustannuksia, joiden avulla voimme tarjota juuri sen mitä asiakkaat odottavat. Asiakkaat pitävät täysin luonnollisena sitä, että he voivat löytää vakuutusmääräyksensä, ehtonsa ja kirjeenvaihtonsa Minun Alkassani”, kertoo Jesper Kiel Sloth ja päättelee: ”Noudatamme henkilötietojen asetusta, ja näytämme asiaankuuluvat asiakirjat asianmukaisille asiakkaille ja työntekijöille. Odotamme jo innolla seuraavaa vaihetta OnBasessa, jossa tulemme vieläkin terävämmiksi digitaalisissa prosesseissa ja työnkuluissa. Näemme, että sekä talous, henkilöstöhallinto että koko yritysala voivat hyötyä suuresti OnBasesta, ja emme ole vielä kuulleet Noblyn sanovan: ’Emme voi tehdä sitä’.”

Odensen yliopistollinen sairaala (OUH) hallinnoi asiakirjoja sähköisesti OnBasella

Käyttämällä sähköistä asiakirjahallintaa Odensen yliopistollinen sairaala (OUH) tehostaa potilashoitoa vähentämällä odotusaikoja, parantamalla työntekijöiden tyytyväisyyttä välittömällä pääsylle tarvittaviin asiakirjoihin ja virtaviivaistamalla työläitä menettelyjä liittyen päiväkirjamerkintöjen noudattamiseen.

Odensen yliopistollinen sairaala (OUH) on yksi Tanskan suurimmista sairaaloista, jossa on 7 500 työntekijää ja yli 1 000 vuodetta. Sairaala hoitaa vuosittain 350 000 vuodepotilasta, 60 000 ensiapupotilasta ja 488 000 poliklinikkakäyntiä, tarjoten hoitoa ympäri vuorokauden seitsemänä päivänä viikossa. Aikaisemmin 7 kilometriä tilaa vievän fyysisen tallennuksen kanssa OUH tarvitsi ratkaisun sähköiseen asiakirjahallintaan, joka voisi vähentää kalliita paperin säilytyskustannuksia ja tukea sähköisiä potilaskertomuksia (EPR).

OUH:n vaatimukset olivat, että sähköiset potilaskertomukset ja niihin liittyvät asiakirjat olisi voitava käyttää välittömästi ja turvallisesti Internetin kautta kaikkina vuorokauden aikoina. Ratkaisun oli noudatettava kansallista lainsäädäntöä koskien tallennusta ja potilaiden henkilökohtaisia tietoja. OUH halusi sähköisen asiakirjahallintaratkaisun, joka mahdollistaisi helpon integroinnin mahdollisesti tulevan EPR-järjestelmän kanssa.

Tehokkuus ja tilansäästö

Saadakseen haluamansa asiakirjat heti käyttöönsä ja vähentääkseen työläitä menettelyjä, joilla varmistetaan asiakirjojenhallinnan noudattaminen, OUH pystyy lyhentämään potilaiden odotusaikoja ja luomaan tilaa yksityisille vierailualueille sairaalassa huoneisiin, jotka aikaisemmin käytettiin paperin säilytykseen.

”OnBasella asiakirjoihin pääsy on 64 kertaa nopeampaa kuin paperiversiolla”, sanoo OUH:n osaston johtaja Jette Kotsis ja täsmentää: ”Ennen OnBasea työntekijöiden kesti 7 minuuttia hakea tarvittavat asiakirjat, mutta OnBasen kanssa asiakirjat haetaan 7 sekunnissa.”

Poistamalla tehtäviä, jotka aikaisemmin vaativat paljon paperia ja siten lisäsivät ajan ja resurssien kulutusta potilaskontaktissa, kuten paperiasiakirjojen täyttämistä tai manuaalista hankkimista, OUH on voinut siirtää monia sihteereitä kaikilta osastoilta muihin tarpeellisiin sihteeri tehtäviin. Lisäksi sairaaloiden säilytystila on erittäin kallista, joten 7 kilometrin paperikirjausten poistaminen itsessään oli suuri lisäarvo.

Toisin kuin OUH:n aikaisempi asiakirjahallintajärjestelmä, jossa oli asiakirjojen hakemiseen tarvittava ohjelmisto asennettuna kaikille työasemille, OnBasea voidaan päivittää palvelimelle sen sijaan, että se olisi yli 2 000 IT-työasemalla.

OnBase lisää arvoa useille osastoille

Odensessa valittiin alun perin OnBase sen järjestelmän mahdollisuuksien vuoksi mm. potilasasiakirjahallinnan web-katselu mahdollisuuden takia, mutta toteutusta laajennettiin myös kattamaan muita hallinnollisia tarpeita ja vaatimuksia sairaalan päiväkirjahallinnassa.

OnBase käsittelee myös muita liiketoimintaprosesseja OUH:ssa, mukaan lukien työnvälityksen helpottamiseen tarkoitetun työnkulun, joka koskee neuvotteluja ammattiliittojen ja sairaalan välillä. Lisäksi on suunnitelma käsitellä henkilöstön tietoja ja henkilöstökysymyksiä. Koulutustarve OnBase-prosesseihin osallistuville työntekijöille oli samanaikaisesti vähäinen OUH:ssa. ”Se on erittäin käyttäjäystävällinen järjestelmä”, täydentää Jette Kotsis.

Digitalisointi on ympäristöystävällinen valinta

OnBasen ja Cosmicin (OUH:n EPR-järjestelmä) toteutus tukee ympäristöystävällisiä ”vihreitä” aloitteita, sillä sähköiset asiakirjat vähentävät paperin kalliita vaikutuksia asiakirjapohjaisissa prosesseissa. Sähköisten asiakirjojen käyttö vähentää resursseja ja kustannuksia, jotka liittyvät tulostamiseen, säilyttämiseen, lähettämiseen ja paperin tuotantoon.

Tulevaisuuteen suuntautunut ratkaisu

Tulevaisuudessa todennäköisesti otetaan käyttöön yhteinen ratkaisu terveydenhuollossa, joka täyttää kaikki vaatimukset kaikkien EPR-järjestelmien välillä Skandinaviassa. Siksi kaikkien sairaaloiden on säilytettävä asiakirjansa sähköisessä muodossa. OUH:n ratkaisulla Cosmicin ja OnBasen kanssa sairaala on eturintamassa valmistautumassa mahdollisiin tuleviin vaatimuksiin kansallisista sähköisistä potilaskertomuksista (EPR).

Nykyisen kansallisen lainsäädännön noudattamiseksi sähköisten asiakirjojen säilyttämisestä OUH käyttää OnBase CD Authoring -ohjelmaa luomaan päiväkirjan tietojen palauttamiseksi IT-järjestelmän vikatilanteessa suoraan OnBase-järjestelmästä.

Euroopasta saapuu terveydenhuollon ammattilaisia säännöllisesti Odenseen nähdäkseen OUH:n eteenpäin katsovaa toimintaa, ja monet käyttävät sairaalan menestyksekästä toimintatapaa mallina tulevaisuuden toteutusideoille prosessien virtaviivaistamiseksi ja potilashoidon parantamiseksi pitkäkestoisen EPR:n avulla.

Jette Kotsis korostaa, että ”kaikilla sairaaloilla pitäisi olla järjestelmä kuten OnBase.”

Sähköisen asiakirjahallinnan edut OnBasella

  • Hoidetaan enemmän potilaita ilman lisähenkilökuntaa tai resursseja.
  • Parempi hyödyntäminen rajoitetusta ja kalliista sairaalan tilasta. Säilytykseen aiemmin käytetty tila muutetaan lisähuoneiksi potilashoitoa varten.
  • Valtuutettu terveydenhuollon henkilökunta voi etsiä tarvittavia asiakirjoja potilaan sähköisestä päiväkirjasta 64 kertaa nopeammin kuin paperiprosessissa.
  • Työntekijät voivat saada tiedot suoraan Cosmicista vain 7 sekunnissa, verrattuna yli 7 minuutin kestoon ennen OnBasen käyttöönottoa.
  • Poistaa paperintäyteisiä hakuja ja arkistointia, jotka lisäsivät aikakulutusta ja kustannuksia potilaskontaktissa, ja mahdollistaa samalla sihteerien siirtämisen kaikilta osastoilta muihin tarpeellisiin sihteerin tehtäviin.
  • Vähentää kustannuksia ja tukee ympäristöaloitteita minimoiden paperintuotantoon, tulostamiseen, säilyttämiseen ja lähettämiseen liittyvät kustannukset paperipohjaisissa prosesseissa.
  • Noudattaa kansallisia vaatimuksia asiakirjojen säilyttämisestä, joka edellyttää sairaaloita säilyttämään päiväkirjoja 15 vuotta.
  • Valmistelee organisaatiota noudattamaan tulevia kansallisia vaatimuksia EPR:stä.

Visma lisää turvallisuutta ja minimoi käsittelyaikaa OnBase:n avulla

Verkkolasku- ja perintäpalveluja tarjoavana yrityksenä Visma Collectors AS vastaanottaa päivittäin suuria määriä fyysistä postia, joka sisältää arkaluonteista tietoa. Tämä asettaa suuria vaatimuksia dokumenttien aikaa vievälle käsittelylle. OnBase:n käyttöönotto on vähentänyt käsittelyaikaa kirjettä kohti 70 % ja digitaalisoinut arkistointiprosessin 100 %.

Norjalainen Visma Collectors AS tarjoaa laskutus- ja perintäpalveluja yksityisille ja julkisille yrityksille. Tämä tarkoittaa päivittäin saapuvien suurten määrien arkaluonteisen postin vastaanottamista asiakkailta, viranomaisilta, velallisilta ja velkojilta. Aikaisemmin postin käsittelyyn käytettiin 4–5 henkilötyövuotta, ja lainsäädännön mukaan siihen tuli vastata 2 päivän kuluessa sen vastaanottamisesta. Tämä saattoi olla haaste, ja posti saattoi kadota tai jäädä yksittäisten tapauskäsittelijöiden saataville. Tämän takia johto päätti tehostaa ja digitalisoida saapuvan postin käsittelyä.

”Halusimme ulkoistaa prosessin ulkoiselle yhteistyökumppanille varmistaaksemme, että turvallisuus, tehokkuus ja täsmällisyys olivat huipussaan. Otimme yhteyttä Iron Mountainiin, joka yhteistyössä Noblyn kanssa esitteli meille ECM-ratkaisu OnBase:n. Se oli alusta alkaen täydellinen ratkaisu – erittäin hyvä yhdistelmä”, kertoo Thomas Skjørten, Head of Business Development Visma Collectors AS:ssa.

Tehokas ja turvallinen ratkaisu

Perusteellisen sisäisten liiketoimintaprosessien analyysin perusteella Nobly toimitti räätälöidyn ratkaisun, jossa Iron Mountain vastaa postin skannaamisesta suoraan OnBase:en. Kussakin kirjeessä tunnistetaan automaattisesti tietoja, kuten viitenumeroita, tapausnumeroita ja henkilötunnuksia, ja kirje kategorisoidaan ja arkistoidaan oikein järjestelmässä.

Tällä tavalla käsittelyaika on vähentynyt 4-5 henkilötyövuodesta noin 2 henkilötyövuoteen Vismalla.

”Ratkaisu on vähentänyt fyysisen postin käsittelyä 100 % ja vähentänyt yksittäisten asiakirjojen käsittelyaikaa keskimäärin 70 %. Se on meille taloudellisesti suuri voitto. Kaikki tapauskäsittelijät voivat helposti löytää asiakirjat, koska kaikki on loogisesti luokiteltu ja arkistoitu OnBase:ssa. Aikaisemmin saatoimme kokea viivästyksiä vastaamisessa asiakirjaan, koska se ei ollut rekisteröity järjestelmäämme. Nyt voimme noudattaa kaikkia sisäisiä ohjeitamme ja lakisääteisiä vaatimuksia täysin, koska mikään posti ei katoa tässä järjestelmässä. On myös suuri voitto meille, että OnBase on GDPR-hyväksytty. Meillä ei enää ole fyysistä postia yksittäisten tapauskäsittelijöiden saatavilla, koska kaikki fyysinen posti tuhotaan skannauksen ja arkistoinnin jälkeen OnBase:ssa. Asiakirjat poistetaan myös automaattisesti, kun tapaus on valmis. Tämä on perinteisesti ollut valtava haaste, joka on nyt ratkaistu”, kertoo Thomas Skjørten.

Helppo mukauttaa

Kun organisaation useat tärkeät IT-järjestelmät tarvitsevat kommunikoida keskenään, se on yleensä kallista ja aikaa vievää prosessi, joka voi johtaa jäykkien ratkaisujen syntymiseen. Yksi suurista eduista OnBasessa on, että se ei vaikuta ydintoimintajärjestelmään, vaan se voidaan helposti integroida ja mukauttaa vastaamaan kunkin yrityksen erityistarpeita. Nobly on IT-toimittajana vastannut sopeutumisesta nykyisiin liiketoimintaprosesseihin ja kouluttanut valitut työntekijät, jotka ovat olleet prosessin moottoreina.

”OnBase:n mukauttaminen nykyisiin järjestelmiimme on ollut helppoa. Käytämme esimerkiksi Actic-perintäjärjestelmää, jossa meidän piti aiemmin käyttää 4-5 napsautusta asiakirjan lähettämiseen oikeudelliseen käsittelyyn. Nobly kehitti ’pikapainikkeen’ OnBase:ssa, joka välittää 1 napsautuksella. Yleisesti ottaen kokemukseni on, että OnBase on erittäin mukautettava ratkaisu, johon on helppo lisätä painikkeita. Se säästää meille paljon ohjelmointiaikaa”, vahvistaa Thomas Skjørten.

Vaihe 1, joka koski saapuvan postin digitalisointia, on nyt hyvin juurtunut organisaatioon, ja Visma Collectors suuntaa nyt kohti seuraavaa vaihetta:

”Kaikki työntekijämme ovat omaksuneet OnBase:n, josta on tullut luonnollinen osa jokapäiväistä elämää. Työntekijät ajavat prosessia, ja he ovat tyytyväisiä voidessaan työskennellä tehokkaammin asioiden parissa. Työntekijät ovat tärkeimmät lähettiläämme palveluillemme, ja he odottavat innolla seuraavan vaiheen aloittamista, joka sisältää lähtevän viestinnän. Kaikki sisäisesti tuottamamme ja lähettämämme asiakirjat tallennetaan lopulta OnBase:en tarjotaksemme optimaalisen työnkulun. Esimerkiksi asiakkaiden tulisi pystyä allekirjoittamaan asiakirjoja digitaalisesti saatuaan ilmoituksen, että ne ovat saatavilla verkossa. Tämä pitäisi taas auttaa varmistamaan, että arkaluonteista tietoa ja tapaushistoriaa käsitellään oikein ja poistetaan automaattisesti, kun laina on maksettu ja tapaus suljettu. Odottaisin, että tämä integraatio vähentää käsittelyaikaa edelleen 20 %”, arvioi Thomas Skjørten.

BMW Group Financial Services parantaa työnkulkuja ja tehokkuutta sopimusprosesseissa

Autoteollisuudessa autokauppiaat ja asiakkaat tarvitsevat nopean pääsyn rahoitukseen. Rahoituslaitosten on tehtävä sopimusprosessi mahdollisimman nopeaksi ja rahoitus helposti saataville ylläpitääkseen elinikäisiä suhteita liikekumppaneihin ja vapauttaakseen pääomaa.

BMW Group Financial Services tarvitsi korkean asteen koordinaatiota ja virtaviivaistettuja työnkulkuja voidakseen tukea tehokkaasti autojen myyntiä yli 50 maassa nopeuttamalla sopimushakemusten käsittelyaikaa. Siksi he valitsivat OnBase® Hylandilta.

”Ymmärsimme, että työskentely useissa eri maissa ja kolmen erillisen liiketoiminta-alueen, BMW Group Financial Servicesin, Alphera Financial Servicesin ja Alphabettin, kanssa vaati suurempaa automaatiota sopimusprosessissa”, sanoo Stefan Karlsson, BMW:n Business Development -päällikkö, Nordics.

Vuonna 2009 BMW Group Financial Servicesin pääkonttori hyväksyi budjetin Enterprise Content Management (ECM) -ratkaisulle kahdella ratkaisevalla ehdolla: ratkaisun tuli olla yhdessä tietokannassa, ja kaikilla markkinoilla piti olla yhteinen toimittaja käsittelyajan minimoimiseksi ja yhteistyön helpottamiseksi maiden välillä.

”Allekirjoitimme sopimuksen Hylandin kanssa OnBasesta vuonna 2010, ja käynnistimme strukturoitua toteutussuunnitelmaa”, sanoo Bert van den Berg, Process & Quality -päällikkö, BMW Group Financial Services. Toukokuusta lokakuuhun 2011 ECM-ratkaisu asennettiin viidessä maassa: Alankomaissa, Tanskassa, Belgiassa, Ruotsissa ja Norjassa.”

Ero:

Poistaa paperin ja manuaalisen työn:

BMW Group Financial Services ei enää käytä aikaa manuaalisesti käsitellä sopimuksia tai liitteitä. ”Kun työskentelemme OnBasen kanssa, kaikki paperiasiakirjat voidaan skannata automaattisesti ja lähettää oikealle osastolle turvallisen tiedostonsiirtoprotokollan (FTP) avulla”, sanoo van den Berg.

Nopeuttaa sopimusprosessia:

”Aiemmin kokonaisen sopimuspaketin käsittely saattoi viedä jopa 10 päivää, ja epätäydellisille paketeille vielä kauemmin”, sanoo van den Berg. OnBase-ratkaisu vähensi käsittelyaikaa ensimmäisestä päivästä lähtien. Heinäkuussa sopimuksen käsittelyaika lyheni 5 päivään, ja elokuussa 3 päivään. Syyskuussa se oli laskenut reiluun 2 ½ päivään. Valmiit, epätäydelliset ja virheelliset sopimuspaketit käsitellään nyt nopeammin ja tehokkaammin.”

Antaa automaattisen ilmoituksen puutteellisista hakemuksista:

OnBase merkitsee puutteelliset hakemukset ja lähettää sähköpostin jälleenmyyjille, joissa ilmoitetaan virheellisistä tai puuttuvista tiedoista Tämä mahdollistaa proaktiivisemman työnkulun ja helpottaa jälleenmyyjiä toimimaan nopeammin. ”Olemme siirtyneet reaktiivisesta proaktiiviseen ratkaisuun”, sanoo van den Berg.

Mahdollistaa jatkuvat parannukset koko yrityksessä:

”Seuraava askel BMW Group Financial Servicesille on jatkaa OnBasen kattavuuden laajentamista integroimalla järjestelmä muihin liiketoimintajärjestelmiin ja lisäämällä raportointipalvelun käyttöä”, sanoo Lars Karlsson.”

Uutiskirjeeseen rekisteröityminen