Tietojen keruu
Hallitse tietojasi
Yrityksen prosessien digitalisoinnin yhteydessä on ratkaisevan tärkeää luoda hallinta kaikelle sille viestinnälle ja datalle, jonka yritys vastaanottaa päivittäin. Tyypillisesti vastaanotettu tieto on passiivista siten, että vastaanotettu asiakirja tarjoaa vastaanottajalle tietoa vain tietyssä tilanteessa, yksikössä, henkilössä, taloudellisessa tilanteessa jne.
Kuitenkin yrityksen pyrkiessä tukemaan haluaan digitalisoida prosesseja, on edellytys, että yritys laittaa passiivisen asiakirjan liikkeelle, eli tuo asiakirjan tiedon ja viestin oikeaan kontekstiin esimerkiksi siirtämällä asiakirjan automaattisesti yrityksen määrittelemään prosessiin.
Asiakirja arkistoidaan yhdessä muiden asiaankuuluvien asiakirjojen kanssa. Tieto tehdään haettavaksi kaikilla asiaankuuluvilla tiedoilla. Asiakirjaan lisätään tarvittavat elinkaarenhallinta tiedot, mukaan lukien vaatimukset siitä, milloin tai miten asiakirja on poistettava ja saatava käyttöön. Tämä luo perustan selkeälle tarkastusjäljelle, versionhallinnalle jne. Tieto esitetään oikealle henkilölle oikeaan aikaan tämänhetkisillä ja kattavilla tiedoilla halutussa käyttöliittymässä.
Toisin sanoen asiakirjan muuttaminen passiivisesta muodosta aktiiviseksi elementiksi yrityksen digitalisointistrategiassa. Tietojen keruu on edellytys onnistumiselle digitalisoinnissa.
Yritykset saavat päivittäin valtavan määrän asiakirjoja eri kanavista ja monissa eri muodoissa, mikä nopeasti osoittautuu haasteelliseksi.
On suuri ero formaateissa/tiedostotyypeissä, tiedon luettavuudessa asiakirjassa (käsin kirjoitetuista muistiinpanoista automaattiseen siirtoon elektronisista asiakirjoista tietyssä määritellyssä muodossa). Samanaikaisesti asiakirjan rakenteessa on suuri vaihtelu (pääosat, itse sisältö ja päättyvä osa). Onko asiakirja liitetty lisämateriaaleihin ja/tai koostuuko asiakirja monista eri liitedokumenteista, jotka on erotettava toisistaan? Saadaanko asiakirjat fyysisessä muodossa, sähköpostin välityksellä vai lähetetäänkö kuvia/piirroksia portaaliin tai FTP-palvelimelle?
Modernit yritykset ovat vielä kaukana paperittomasta ja täydellisestä digitaalisesta maailmasta. Kun tiedostetaan tietojen keruun monimutkaisuus, työ asiakirjojen digitalisoinnin parissa voi alkaa, ja se alkaa seuraavista vaiheista:
- Kuvaus vastaanotetuista asiakirjoista (missä, miten, kuka ja milloin)
- Tiedostotyyppien kuvaus (kuvat, PDF:t, piirrokset jne.) ja/tai tarve skannata fyysisiä papereita
- Haluttujen validointien/tarkistusten sisällyttäminen sisältöön
- Prosessien ja työnkulkujen upottaminen jokaiseen asiakirjaan
- Käyttöoikeuksien ja yrityksen hallinnan lisääminen jokaiseen asiakirjaan
- Asiakirjan seuranta sen koko elinkaaren ajan, kehdosta hautaan
Hyötyjen saavuttaminen hyvin harkitun tiedonkeruun perustamisesta vaikuttaa organisaatioon monin tavoin:
- Organisaatio muuttuu tietovetoisemmaksi, antaen käyttäjille mahdollisuuden tehdä päätöksiä faktapohjalta.
- Se luo perustan suuremmalle automaatiolle ja siten korkeammalle tuottavuudelle asioidenkäsittelyssä, asiakirjahallinnassa ja asiakaspalvelussa.
- Tiedon laatu paranee, mikä vähentää virheitä ja optimoi liiketoimintaa.
- Siilot murtuvat, kun data kerätään keskitetysti, tarjoten perustan paremmalle sisäiselle yhteistyölle ja siten paremmalle loppuasiakaskokemukselle.
Ratkaisut
OnBase kattaa kaikki asiakirjatyypit ja tarjoaa useita moduuleja alustalla, jotka yrityksen tulisi harkita, pragmaattisesta tietojenkeruusta algoritmien käyttöön asiakirjojen lukemisessa/käsittelyssä. Kaikki moduulit ovat yhteydessä toisiinsa OnBase-alustalla.
