Tiedonkeruu
Ota tiedot hallintaasi
Yrityksen toimintojen digitalisoinnin prosesseissa on ratkaisevan tärkeää saada hallintaa päivittäin vastaanotettavat viestit ja tiedot. Nobly tarjoaa kattavan ratkaisun tietojen hallintaan, joka muuntaa passiiviset asiakirjat aktiivisiksi elementeiksi osana yrityksen digitalisointistrategiaa. Hyvin suunniteltu tiedonkeruuprosessi johtaa tietopohjaiseen yrityksen toimitapaan, joka luo perustan paremmalle automaatiolle ja siten korkeammalle tehokkuudelle asioiden käsittelyssä, asiakirjojen hallinnassa ja asiakaspalvelussa.
Tietojen aktivointi
Yritykset käsittelevät päivittäin suuren määrän asiakirjoja, jotka tulevat eri kanavista ja monissa eri muodoissa. Muodoissa ja tiedostotyypeissä, asiakirjojen luettavuudessa ja rakenteissa on huomattavia eroja. Asiakirjoja voidaan vastaanottaa fyysisinä paperikopioina, sähköpostin liitteinä, ladattuna portaaliin kautta tai FTP-palvelimelta. Tyypillisesti vastaanotettu tieto on passiivista, mikä tarkoittaa, että asiakirjat antavat vastaanottajille konkreettista tietoa tietystä tilanteesta, yksiköstä, henkilöstä, taloudellisesta tilasta jne.
Nykyaikaiset yritykset ovat kaukana paperittomasta ja täydellisesti digitaalisesta maailmasta. Vasta kun tiedonkeruun monimutkaisuus on tunnustettu, digitalisointityö voi alkaa. Tämä työ voi koostua seuraavista eri vaiheista:
- Vastaanotettujen asiakirjojen kartoitus (missä, miten, kuka ja kuinka usein).
- Tiedostotyyppien kartoitus (valokuvat, PDF:t, piirustukset jne.) ja/tai fyysisten papereiden skannaustarve.
- Haluttujen sisällön tarkistusten/tunnistusten sisällyttäminen.
- Prosessien ja käytäntöjen upottaminen jokaiseen asiakirjaan.
- Pääsyoikeuksien ja yrityksen hallintomallien lisääminen jokaiseen asiakirjaan.
- Asiakirjan seuranta koko sen elinkaaren ajan, kehdosta hautaan.
Hyödyt harkitun tiedonkeruun toteuttamisesta
Yrityksestä tulee tietopohjaisempi, jolloin käyttäjät voivat tehdä päätöksiä faktatiedon perusteella.
Luo perustan suuremmalle automaatiolle, mikä lisää tuottavuutta asioiden käsittelyssä, asiakirjojen hallinnassa ja asiakaspalvelussa.
Parantaa tiedon laatua, mikä vähentää virheitä ja optimoi tulosta.
Purkaa siiloja, kun tiedot kerätään keskitetysti, luoden perustan paremmalle sisäiselle yhteistyölle ja paremmalle asiakaskokemukselle.
”Asiakirjan muuntaminen passiivisesta muodosta aktiiviseksi elementiksi yrityksen digitalisointistrategiassa on olennainen osa suunnitelmallista tiedonkeruuta ja edellytys onnistuneelle digitalisoinnille.”
Digitalisointiprosessi
Yrityksen prosessien digitalisoiminen on edellytys, että yritys saa passiivisen asiakirjan liikkeelle, eli tuo asiakirjan tiedot ja viestin oikeaan kontekstiin esimerkiksi siirtämällä sen automaattisesti osaksi yrityksen tiedonkäsittelyprosessia. Näin asiakirja arkistoidaan muiden asiaankuuluvien asiakirjojen kanssa ja niille annetaan tarvittavat käytännöt. Tämä voi sisältää vaatimuksia siitä, milloin ja miten asiakirja tulee poistaa ja kuka sitä saa käyttää. Tieto mahdollistetaan haettavaksi kaikista asiaankuuluvista tiedoista, mikä luo perustan selkeälle käsittelyprosessille. Se myös varmistaa, että tieto näytetään oikealle henkilölle oikeaan aikaan, ajantasaisilla ja kattavilla tiedoilla varustettuna.
Luonnollinen valinta
OnBase kattaa kaikki asiakirjatyypit ja tarjoaa useita moduuleja, joiden käyttöönottoa ja hyödyntämistä yrityksen kannattaa harkita. Sopisiko yrityksellesi paremmin käytännöllinen tiedonkeruuratkaisu vai tarvitsetko algoritmien käyttöä asiakirjojen lukemiseen ja käsittelyyn?
Riippumatta tarpeistasi, Nobly on valmis auttamaan sinua aloittamaan yrityksessäsi harkitun ja onnistuneen tiedonkeruun ja automatisoidun tietojen käsittelyn.
