Arkistointi
Asiakirjahallinta
Yleensä on useita vaihtoehtoja asiakirjojen arkistointiin, aina tallentamisesta eri sovelluksiin (ERP-järjestelmät, Outlook, CRM-ratkaisut, Jira jne.) jaettuihin asemiin työntekijöiden työasemilla, kannettavilla tietokoneilla, mobiililaitteilla ja erikoistuneisiin arkistointipalveluihin kuten Dropbox, Microsoft O365, iDrive, Google Drive jne.
Tämä monimuotoisuus johtaa usein sekaannukseen, hukattuun aikaan, sotkuun, tietoturva-aukkoihin, virheisiin ja yksilöllisiin tapoihin käsitellä asiakirjojen tallennusta. Se, mikä aluksi vaikuttaa yksinkertaiselta prosessilta, on useimmissa yrityksissä yhteydessä anarkiaan ja tuottamattomaan aikaan. Puhumattakaan seuraamuksista, jotka johtuvat sääntöjen noudattamatta jättämisestä tietosuojaviranomaisten antamien määräysten osalta.
Kun käyttäjille tarjotaan suurta joustavuutta keskeisten yritysasiakirjojen arkistoinnissa, seurauksena on yksilöllisiä tallennustapoja – alku hauraalle ja kestämättömälle digitaalisen muutoksen matkalle.
On valtava potentiaali luoda vahva, yhdenmukainen ja turvallinen arkistointiprosessi, jota kaikki työntekijät voivat käyttää, olivatpa he sitten toimistossa, työskentelemässä kotoa tai hotellissa.
Arkistointiratkaisu, joka on aina käytettävissä ja voidaan upottaa työntekijöiden suosimiin työkaluihin, kuten Outlook, Word, yrityksen intranet-portaaliin tai keskeisiin liiketoimintaratkaisuihin.
Työntekijän ei tarvitse miettiä, miten asiakirja nimetään, mihin se sijoitetaan, millaiset oikeudet sille annetaan jne.
Ei enää sähköpostien tallentamista yksityisiin kansioihin. Hyvästit saapuvan fyysisen postin arkistoinnille irrallisissa arkistoratkaisuissa, joilla ei ole yhteyksiä työprosesseihin tai muihin asiaankuuluviin asiakirjoihin. Ei enää pohdintaa siitä, kenelle asiakirja on lähetettävä jatkokäsittelyä varten.
Duplikaatit ja epätäydelliset asiakirjaversiot
Kun asiakirjatyö ei perustu dokumentinhallintapalveluun, ajan myötä syntyy kopioita ja eri versioita samasta asiakirjasta, erityisesti kun useat henkilöt osallistuvat sisällön laatimiseen ja hyväksymiseen. Sama asiakirja voi tallentua eri nimillä, eri versioina, ja sitä lähetetään tyypillisesti edestakaisin osallistuvien henkilöiden välillä. Tämä voi johtaa epävarmuuteen siitä, mikä versio on viimeisin, ja epäilyksiin siitä, ovatko kaikki ehdotetut muutokset sisällytetty lopulliseen versioon. Valitettavasti tämä pidentää jokaista asiakirjaa kohti käytettyä aikaa,
ja virheiden riski kasvaa merkittävästi.
OnBase keskittää asiakirjojen arkistoinnin, mahdollistaen yhteistyön saman asiakirjan parissa, kirjaten automaattisesti kaikki muutokset ja tallentaen versiot. Itse asiakirja voidaan salata, varmistaen, että siihen pääsevät vain valtuutetut henkilöt. Ei enää kopioita ja epävarmuutta viimeisimmän version sisällöstä.
360-Asteen Yleiskuva – Täysi Näkymä
Asiakaspalvelu liittyy suuresti koko tapahtumaketjun ja kaikkien asiakassuhteiden tuntemiseen. Kun asiakas on puhelimessa, chatissa tai odottaa nopeaa sähköpostivastausta, aikaa ei ole hukattavaksi, aika on kriittinen tekijä halutun asiakaskokemuksen tarjoamisessa.
Siksi on olennaista, että asiakastiedot ovat saatavilla milloin tahansa, ja kaikki olennainen tieto esimerkiksi tapahtumaketjusta voidaan nopeasti koota. Jos lisätietoja on hankittava tai historiaa on käytävä läpi uudelleen, sen on oltava helppoa ja nopeaa, jos tilanne sitä vaatii.
OnBasessa tieto on heti saatavilla, lisätietoja voidaan helposti hakea ja kaikki tiedot voidaan koota kattavaksi yleiskuvaksi.
Tämä hyödyttää yksittäistä työntekijää, joka voi tehdä oikeat päätökset sekä yrityksen että asiakkaan kannalta. Ei hukattua aikaa, ei virheitä, ei huonoja asiakaskokemuksia.
GDPR Palveluna
25. toukokuuta 2018 voimaan astuneen yleisen tietosuoja-asetuksen myötä henkilötietojen käsittelystä ja suojasta tuli merkittävä vastuu ja tehtävä yrityksille.
Valitettavasti monet yritykset kohtaavat edelleen haasteita tässä suhteessa. Kuluttajien suojan monimutkaisuus johtuu siitä, miten yritykset tallentavat ja käsittelevät henkilötietoja.
Yritykset keräävät, tallentavat, käsittelevät ja kommunikoivat henkilötietoja irrallisesti – järjestelmät eivät kommunikoi hyvin, ja tiedot ovat hajallaan useissa tietolähteissä. Lisäksi tälle alueelle liittyvät käytännöt eivät usein ole voimassa ennen 25. toukokuuta 2018 olevista tiedoista ja asiakirjoista, eivätkä ne yleensä ole päivitetty tarvittavilla käytännöillä. Henkilöitä tunnistavan tiedon tunnistaminen on vaikeaa, ja tiedot puuttuvat usein siitä, milloin ja miten tiedot tulisi poistaa.
Kun kuluttajat pyytävät pääsyä tietoihinsa, vaatien yrityksiä keräämään kaiken tiedon yksittäisestä asiakkaasta ja esittämään sen asiakkaalle, se käynnistää monimutkaisen ja mittavan tehtävän monissa yrityksissä. Uudet rahanpesun estämistä koskevat vaatimukset yrityksille monimutkaistavat tilannetta entisestään,
ja tulevaisuudessa todennäköisesti tulee lisää vaatimuksia ja lainsäädäntöä viranomaisten taholta.
OnBase on suunniteltu jäljittämään, validointiin ja versionhallintaan kaikkea. Se on luotu tähän aikaan, jolloin riskiluokitukset, dokumentointi ja tiukat hallinnointivaatimukset on voitava toimittaa suoraan alustalta – sitä, mitä kutsumme GDPR Palveluksi.
OnBasessa yrityksen käytännöt voidaan helposti sisällyttää, ja se voi tukea yrityksen prosesseja automatisoimalla ja digitalisoimalla niitä mahdollisimman paljon.
Vanha sanonta ’hyvin alku on puoliksi tehty’ pätee todella OnBaseen. Tämän teknologian avulla yrityksesi on hyvällä tiellä kuroa umpeen erot ja virtaviivaistaa prosesseja koko GDPR-alueella.
