Odensen yliopistollinen sairaala (OUH) on yksi Tanskan suurimmista sairaaloista, jossa on 7 500 työntekijää ja yli 1 000 vuodetta. Sairaala hoitaa vuosittain 350 000 vuodepotilasta, 60 000 ensiapupotilasta ja 488 000 poliklinikkakäyntiä, tarjoten hoitoa ympäri vuorokauden seitsemänä päivänä viikossa. Aikaisemmin 7 kilometriä tilaa vievän fyysisen tallennuksen kanssa OUH tarvitsi ratkaisun sähköiseen asiakirjahallintaan, joka voisi vähentää kalliita paperin säilytyskustannuksia ja tukea sähköisiä potilaskertomuksia (EPR).

OUH:n vaatimukset olivat, että sähköiset potilaskertomukset ja niihin liittyvät asiakirjat olisi voitava käyttää välittömästi ja turvallisesti Internetin kautta kaikkina vuorokauden aikoina. Ratkaisun oli noudatettava kansallista lainsäädäntöä koskien tallennusta ja potilaiden henkilökohtaisia tietoja. OUH halusi sähköisen asiakirjahallintaratkaisun, joka mahdollistaisi helpon integroinnin mahdollisesti tulevan EPR-järjestelmän kanssa.

Tehokkuus ja tilansäästö

Saadakseen haluamansa asiakirjat heti käyttöönsä ja vähentääkseen työläitä menettelyjä, joilla varmistetaan asiakirjojenhallinnan noudattaminen, OUH pystyy lyhentämään potilaiden odotusaikoja ja luomaan tilaa yksityisille vierailualueille sairaalassa huoneisiin, jotka aikaisemmin käytettiin paperin säilytykseen.

”OnBasella asiakirjoihin pääsy on 64 kertaa nopeampaa kuin paperiversiolla”, sanoo OUH:n osaston johtaja Jette Kotsis ja täsmentää: ”Ennen OnBasea työntekijöiden kesti 7 minuuttia hakea tarvittavat asiakirjat, mutta OnBasen kanssa asiakirjat haetaan 7 sekunnissa.”

Poistamalla tehtäviä, jotka aikaisemmin vaativat paljon paperia ja siten lisäsivät ajan ja resurssien kulutusta potilaskontaktissa, kuten paperiasiakirjojen täyttämistä tai manuaalista hankkimista, OUH on voinut siirtää monia sihteereitä kaikilta osastoilta muihin tarpeellisiin sihteeri tehtäviin. Lisäksi sairaaloiden säilytystila on erittäin kallista, joten 7 kilometrin paperikirjausten poistaminen itsessään oli suuri lisäarvo.

Toisin kuin OUH:n aikaisempi asiakirjahallintajärjestelmä, jossa oli asiakirjojen hakemiseen tarvittava ohjelmisto asennettuna kaikille työasemille, OnBasea voidaan päivittää palvelimelle sen sijaan, että se olisi yli 2 000 IT-työasemalla.

OnBase lisää arvoa useille osastoille

Odensessa valittiin alun perin OnBase sen järjestelmän mahdollisuuksien vuoksi mm. potilasasiakirjahallinnan web-katselu mahdollisuuden takia, mutta toteutusta laajennettiin myös kattamaan muita hallinnollisia tarpeita ja vaatimuksia sairaalan päiväkirjahallinnassa.

OnBase käsittelee myös muita liiketoimintaprosesseja OUH:ssa, mukaan lukien työnvälityksen helpottamiseen tarkoitetun työnkulun, joka koskee neuvotteluja ammattiliittojen ja sairaalan välillä. Lisäksi on suunnitelma käsitellä henkilöstön tietoja ja henkilöstökysymyksiä. Koulutustarve OnBase-prosesseihin osallistuville työntekijöille oli samanaikaisesti vähäinen OUH:ssa. ”Se on erittäin käyttäjäystävällinen järjestelmä”, täydentää Jette Kotsis.

Digitalisointi on ympäristöystävällinen valinta

OnBasen ja Cosmicin (OUH:n EPR-järjestelmä) toteutus tukee ympäristöystävällisiä ”vihreitä” aloitteita, sillä sähköiset asiakirjat vähentävät paperin kalliita vaikutuksia asiakirjapohjaisissa prosesseissa. Sähköisten asiakirjojen käyttö vähentää resursseja ja kustannuksia, jotka liittyvät tulostamiseen, säilyttämiseen, lähettämiseen ja paperin tuotantoon.

Tulevaisuuteen suuntautunut ratkaisu

Tulevaisuudessa todennäköisesti otetaan käyttöön yhteinen ratkaisu terveydenhuollossa, joka täyttää kaikki vaatimukset kaikkien EPR-järjestelmien välillä Skandinaviassa. Siksi kaikkien sairaaloiden on säilytettävä asiakirjansa sähköisessä muodossa. OUH:n ratkaisulla Cosmicin ja OnBasen kanssa sairaala on eturintamassa valmistautumassa mahdollisiin tuleviin vaatimuksiin kansallisista sähköisistä potilaskertomuksista (EPR).

Nykyisen kansallisen lainsäädännön noudattamiseksi sähköisten asiakirjojen säilyttämisestä OUH käyttää OnBase CD Authoring -ohjelmaa luomaan päiväkirjan tietojen palauttamiseksi IT-järjestelmän vikatilanteessa suoraan OnBase-järjestelmästä.

Euroopasta saapuu terveydenhuollon ammattilaisia säännöllisesti Odenseen nähdäkseen OUH:n eteenpäin katsovaa toimintaa, ja monet käyttävät sairaalan menestyksekästä toimintatapaa mallina tulevaisuuden toteutusideoille prosessien virtaviivaistamiseksi ja potilashoidon parantamiseksi pitkäkestoisen EPR:n avulla.

Jette Kotsis korostaa, että ”kaikilla sairaaloilla pitäisi olla järjestelmä kuten OnBase.”

Sähköisen asiakirjahallinnan edut OnBasella

• Hoidetaan enemmän potilaita ilman lisähenkilökuntaa tai resursseja.
• Parempi hyödyntäminen rajoitetusta ja kalliista sairaalan tilasta. Säilytykseen aiemmin käytetty tila muutetaan lisähuoneiksi potilashoitoa varten.
• Valtuutettu terveydenhuollon henkilökunta voi etsiä tarvittavia asiakirjoja potilaan sähköisestä päiväkirjasta 64 kertaa nopeammin kuin paperiprosessissa.
• Työntekijät voivat saada tiedot suoraan Cosmicista vain 7 sekunnissa, verrattuna yli 7 minuutin kestoon ennen OnBasen käyttöönottoa.
• Poistaa paperintäyteisiä hakuja ja arkistointia, jotka lisäsivät aikakulutusta ja kustannuksia potilaskontaktissa, ja mahdollistaa samalla sihteerien siirtämisen kaikilta osastoilta muihin tarpeellisiin sihteerin tehtäviin.
• Vähentää kustannuksia ja tukee ympäristöaloitteita minimoiden paperintuotantoon, tulostamiseen, säilyttämiseen ja lähettämiseen liittyvät kustannukset paperipohjaisissa prosesseissa.
• Noudattaa kansallisia vaatimuksia asiakirjojen säilyttämisestä, joka edellyttää sairaaloita säilyttämään päiväkirjoja 15 vuotta.
• Valmistelee organisaatiota noudattamaan tulevia kansallisia vaatimuksia EPR:stä.