Nykyisten määräysten noudattamiseksi ja uusien lakisääteisten vaatimusten täyttämiseksi AL Finans on valinnut tulevaisuutta varten suunnitellun IT-alustan, OnBasen, yrityksen digitaalisten työnkulkujen, riskiluokittelun ja asiakirjahallinnan perustaksi. Nobly on vastuussa OnBasen toteuttamisesta, mikä on johtanut nopeisiin vasteaikoihin, merkittäviin henkilöresurssien säästöihin ja vahvistuneeseen riskiluokitteluun.

AL Finans toimii korkean liiketoiminnan ympäristössä, jossa turvallinen ja tehokas käsittely sekä nopeat vasteajat ovat kilpailukyvyn kannalta ratkaisevan tärkeitä. Päätös nopeuttaa digitalisointia johti vahvaan kumppanuuteen Noblyn konsulttitalon kanssa syksyllä 2020.

”Lähestymistapamme alusta alkaen oli halu moderniin AML-järjestelmään eli rahanpesun vastaiseen järjestelmään. Tarvitsimme yksityiskohtaista ja johdonmukaista seulontaa asiakkaiden onboarding-prosessissamme ja due diligence -prosessissamme, kattamaan kaiken PEP-seulonnasta ja sanktioseulonnasta asiakkaiden ja yritysten todellisten omistajien seulontaan aina terrorilistojen seulontaan asti. Kaikki tämä automaattisesti riskiluokittelun tunnistamiseksi ja jatkuvasti päivitettävän lainsäädännön noudattamiseksi. Harkitsimme erilaisia järjestelmiä, jotka erikoistuivat AML:ään, mutta valintamme kohdistui nopeasti OnBaseen. OnBasen alusta tarjoaa meille hyvin öljytyn moottorin AML-hallintaan, mutta se on myös integraatioalusta, joka on integroitu asiakasrajapintajärjestelmiimme. Samalla OnBase pystyi tekemään paljon muita asioita, avaten meille uusia mahdollisuuksia yrityksenä. Päätös oli siksi suhteellisen helppo meille monien tulevien automaatiomahdollisuuksien vuoksi,” kertoo Johan Ploug Aagaard, AL Finansin varatoimitusjohtaja.

OnBasen joustavuus testattiin pian ensimmäisen käyttöönoton jälkeen, kun uusia tiukempia raportointivaatimuksia kansalaisuudesta tuli esiin. Lisäys olemassa olevaan riskiluokitteluun sujui vaivattomasti, kuten myös myöhemmin järjestelmään lisätyt muut toiminnallisuuskerrokset.

2300 tuntia manuaalista syöttöä säästetty

Riskiarvioinnit tehtiin aiemmin manuaalisesti Excelissä, erittäin resurssi-intensiivinen prosessi. Tänään kaikki työprosessit ovat digitaalisia ja automaattisia, kun AL Finans saa lainahakemuksen. Räätälöity OnBase-ratkaisu tekee kyselyjä asiaankuuluvista tietokannoista, ja automaattinen riskiluokittelu tuotetaan. Samalla työntekijät voivat keskittyä aikaansa arvoa lisääviin ja asiakaslähtöisiin toimintoihin.

Optimoitu työnkulku luotiin tiiviissä yhteistyössä AL Finansin ja Noblyn välillä, mikä johti merkittäviin aikasäästöihin.

”Jos tarkastelemme vuonna 2020 läpimenneiden hakemusten määrää, voimme odottaa säästävämme vähintään 2300 henkilötuntia vuodessa, pelkästään tässä ensimmäisessä vaiheessa digitaalista matkaamme Noblyn ja OnBasen kanssa. Mutta kyse ei ole vain tuntien säästämisestä; kyse on myös yhdenmukaisuuden ja korkeamman laadun saavuttamisesta tässä työssä juuri siksi, että se on digitoitu. Käyttäjät pitävät siitä, että heidän ei tarvitse käyttää aikaa manuaalisiin syöttöihin ja paljon manuaalisiin tietohakuihin, vaan voivat sen sijaan käyttää aikaa vuoropuheluun ja asiakkaiden neuvontaan. Mitä nopeammin voimme vastata vastauksella, sitä parempi – se antaa meille tyytyväisiä asiakkaita ja tietysti kilpailuetuja. Olemme tulleet tehokkaammiksi ja voimme yksinkertaisesti käsitellä enemmän tapauksia työntekijää kohden, mikä mahdollistaa liiketoiminnan kasvun samoilla työntekijämäärillä kuin meillä on tällä hetkellä,” vahvistaa Johan Ploug Aagaard.

Toimittaja, jolla on alan tietotaitoa.

Nobly, joka on toimialan Euroopan johtavana OnBase-konsulttitalo on erikoistunut liiketoiminnan kriittisiin IT-ratkaisuihin pankki-, rahoitus- ja vakuutusalalla. Tämä asema oli ratkaiseva, kun AL Finans etsi tulevaa yhteistyökumppaniaan.

”Nobly voitti pääasiassa luottamuksemme heidän laajasta näkemyksestään siitä alasta, johon kuulumme, ja heidän asiantuntemuksestaan erityisesti AML-alueella. Se on ala, joka kehittyy jatkuvasti alallamme ja voi haastaa meidät nopeaan toimeenpanoon uuden lainsäädännön osalta. Mitä helpommin ja yksinkertaisemmin voimme toteuttaa sääntelyä, sitä sujuvammin ja nopeammin voimme palvella asiakkaitamme – mikä on ratkaisevan tärkeää alallamme. Nobly toi tämän ymmärryksen mukanaan yhteistyöhön alusta asti. Oli rauhoittavaa olla tekemisissä toimittajan kanssa, jolla oli tietoa sekä alasta että vaatimuksista, joita meidän piti täyttää,” selittää Johan Ploug Aagaard.

OnBase katalyyttinä digitalisaatiolle

AL Finansilla on korkeat tavoitteet liiketoiminnan jatkuvassa digitalisoinnissa, jossa OnBase tulee olemaan keskeinen ratkaisu.

”Koko asiakasarkistomme siirretään ja tallennetaan OnBaseen tarjotaksemme 360° asiakasnäkymän kaikista suhteista, leasing- ja lainasopimuksista, allekirjoitetuista asiakirjoista jne. Tulevissa projekteissa meidän on myös sisällytettävä enemmän jatkuvaa due diligence -toimintaa riskiluokituksiimme. Kun voimme seuloa asiakkaitamme jatkuvasti eri kriittisillä parametreilla, tiedämme myös, mihin riskeihin olemme alttiina. Tällä hetkellä teemme riskiluokituksia itse onboarding-hetkellä, mutta haluamme tehdä siitä dynaamisempaa tulevissa projekteissa, jotta prosessi toimisi jatkuvasti koko salkkumme yli. Tämä tarkoittaa, että ajan myötä saamme oikeat asiakkaat kirjoihin ja pysymme aina sormi pulssilla. OnBase on tärkeä osa tulevaisuuden varmistamistamme ja kasvumoottoriamme,” päättää Johan Ploug Aagaard.

Norjalainen Visma Collectors AS tarjoaa laskutus- ja perintäpalveluja yksityisille ja julkisille yrityksille. Tämä tarkoittaa päivittäin saapuvien suurten määrien arkaluonteisen postin vastaanottamista asiakkailta, viranomaisilta, velallisilta ja velkojilta. Aikaisemmin postin käsittelyyn käytettiin 4–5 henkilötyövuotta, ja lainsäädännön mukaan siihen tuli vastata 2 päivän kuluessa sen vastaanottamisesta. Tämä saattoi olla haaste, ja posti saattoi kadota tai jäädä yksittäisten tapauskäsittelijöiden saataville. Tämän takia johto päätti tehostaa ja digitalisoida saapuvan postin käsittelyä.

”Halusimme ulkoistaa prosessin ulkoiselle yhteistyökumppanille varmistaaksemme, että turvallisuus, tehokkuus ja täsmällisyys olivat huipussaan. Otimme yhteyttä Iron Mountainiin, joka yhteistyössä Noblyn kanssa esitteli meille ECM-ratkaisu OnBase:n. Se oli alusta alkaen täydellinen ratkaisu – erittäin hyvä yhdistelmä”, kertoo Thomas Skjørten, Head of Business Development Visma Collectors AS:ssa.

Tehokas ja turvallinen ratkaisu

Perusteellisen sisäisten liiketoimintaprosessien analyysin perusteella Nobly toimitti räätälöidyn ratkaisun, jossa Iron Mountain vastaa postin skannaamisesta suoraan OnBase:en. Kussakin kirjeessä tunnistetaan automaattisesti tietoja, kuten viitenumeroita, tapausnumeroita ja henkilötunnuksia, ja kirje kategorisoidaan ja arkistoidaan oikein järjestelmässä.

Tällä tavalla käsittelyaika on vähentynyt 4-5 henkilötyövuodesta noin 2 henkilötyövuoteen Vismalla.

”Ratkaisu on vähentänyt fyysisen postin käsittelyä 100 % ja vähentänyt yksittäisten asiakirjojen käsittelyaikaa keskimäärin 70 %. Se on meille taloudellisesti suuri voitto. Kaikki tapauskäsittelijät voivat helposti löytää asiakirjat, koska kaikki on loogisesti luokiteltu ja arkistoitu OnBase:ssa. Aikaisemmin saatoimme kokea viivästyksiä vastaamisessa asiakirjaan, koska se ei ollut rekisteröity järjestelmäämme. Nyt voimme noudattaa kaikkia sisäisiä ohjeitamme ja lakisääteisiä vaatimuksia täysin, koska mikään posti ei katoa tässä järjestelmässä. On myös suuri voitto meille, että OnBase on GDPR-hyväksytty. Meillä ei enää ole fyysistä postia yksittäisten tapauskäsittelijöiden saatavilla, koska kaikki fyysinen posti tuhotaan skannauksen ja arkistoinnin jälkeen OnBase:ssa. Asiakirjat poistetaan myös automaattisesti, kun tapaus on valmis. Tämä on perinteisesti ollut valtava haaste, joka on nyt ratkaistu”, kertoo Thomas Skjørten.

Helppo mukauttaa

Kun organisaation useat tärkeät IT-järjestelmät tarvitsevat kommunikoida keskenään, se on yleensä kallista ja aikaa vievää prosessi, joka voi johtaa jäykkien ratkaisujen syntymiseen. Yksi suurista eduista OnBasessa on, että se ei vaikuta ydintoimintajärjestelmään, vaan se voidaan helposti integroida ja mukauttaa vastaamaan kunkin yrityksen erityistarpeita. Nobly on IT-toimittajana vastannut sopeutumisesta nykyisiin liiketoimintaprosesseihin ja kouluttanut valitut työntekijät, jotka ovat olleet prosessin moottoreina.

”OnBase:n mukauttaminen nykyisiin järjestelmiimme on ollut helppoa. Käytämme esimerkiksi Actic-perintäjärjestelmää, jossa meidän piti aiemmin käyttää 4-5 napsautusta asiakirjan lähettämiseen oikeudelliseen käsittelyyn. Nobly kehitti ’pikapainikkeen’ OnBase:ssa, joka välittää 1 napsautuksella. Yleisesti ottaen kokemukseni on, että OnBase on erittäin mukautettava ratkaisu, johon on helppo lisätä painikkeita. Se säästää meille paljon ohjelmointiaikaa”, vahvistaa Thomas Skjørten.

Vaihe 1, joka koski saapuvan postin digitalisointia, on nyt hyvin juurtunut organisaatioon, ja Visma Collectors suuntaa nyt kohti seuraavaa vaihetta:

”Kaikki työntekijämme ovat omaksuneet OnBase:n, josta on tullut luonnollinen osa jokapäiväistä elämää. Työntekijät ajavat prosessia, ja he ovat tyytyväisiä voidessaan työskennellä tehokkaammin asioiden parissa. Työntekijät ovat tärkeimmät lähettiläämme palveluillemme, ja he odottavat innolla seuraavan vaiheen aloittamista, joka sisältää lähtevän viestinnän. Kaikki sisäisesti tuottamamme ja lähettämämme asiakirjat tallennetaan lopulta OnBase:en tarjotaksemme optimaalisen työnkulun. Esimerkiksi asiakkaiden tulisi pystyä allekirjoittamaan asiakirjoja digitaalisesti saatuaan ilmoituksen, että ne ovat saatavilla verkossa. Tämä pitäisi taas auttaa varmistamaan, että arkaluonteista tietoa ja tapaushistoriaa käsitellään oikein ja poistetaan automaattisesti, kun laina on maksettu ja tapaus suljettu. Odottaisin, että tämä integraatio vähentää käsittelyaikaa edelleen 20 %”, arvioi Thomas Skjørten.

BMW Group Financial Services tarvitsi korkean asteen koordinaatiota ja virtaviivaistettuja työnkulkuja voidakseen tukea tehokkaasti autojen myyntiä yli 50 maassa nopeuttamalla sopimushakemusten käsittelyaikaa. Siksi he valitsivat OnBase® Hylandilta.

”Ymmärsimme, että työskentely useissa eri maissa ja kolmen erillisen liiketoiminta-alueen, BMW Group Financial Servicesin, Alphera Financial Servicesin ja Alphabettin, kanssa vaati suurempaa automaatiota sopimusprosessissa”, sanoo Stefan Karlsson, BMW:n Business Development -päällikkö, Nordics.

Vuonna 2009 BMW Group Financial Servicesin pääkonttori hyväksyi budjetin Enterprise Content Management (ECM) -ratkaisulle kahdella ratkaisevalla ehdolla: ratkaisun tuli olla yhdessä tietokannassa, ja kaikilla markkinoilla piti olla yhteinen toimittaja käsittelyajan minimoimiseksi ja yhteistyön helpottamiseksi maiden välillä.

”Allekirjoitimme sopimuksen Hylandin kanssa OnBasesta vuonna 2010, ja käynnistimme strukturoitua toteutussuunnitelmaa”, sanoo Bert van den Berg, Process & Quality -päällikkö, BMW Group Financial Services. Toukokuusta lokakuuhun 2011 ECM-ratkaisu asennettiin viidessä maassa: Alankomaissa, Tanskassa, Belgiassa, Ruotsissa ja Norjassa.”

Ero:

Poistaa paperin ja manuaalisen työn:

BMW Group Financial Services ei enää käytä aikaa manuaalisesti käsitellä sopimuksia tai liitteitä. ”Kun työskentelemme OnBasen kanssa, kaikki paperiasiakirjat voidaan skannata automaattisesti ja lähettää oikealle osastolle turvallisen tiedostonsiirtoprotokollan (FTP) avulla”, sanoo van den Berg.

Nopeuttaa sopimusprosessia:

”Aiemmin kokonaisen sopimuspaketin käsittely saattoi viedä jopa 10 päivää, ja epätäydellisille paketeille vielä kauemmin”, sanoo van den Berg. OnBase-ratkaisu vähensi käsittelyaikaa ensimmäisestä päivästä lähtien. Heinäkuussa sopimuksen käsittelyaika lyheni 5 päivään, ja elokuussa 3 päivään. Syyskuussa se oli laskenut reiluun 2 ½ päivään. Valmiit, epätäydelliset ja virheelliset sopimuspaketit käsitellään nyt nopeammin ja tehokkaammin.”

Antaa automaattisen ilmoituksen puutteellisista hakemuksista:

OnBase merkitsee puutteelliset hakemukset ja lähettää sähköpostin jälleenmyyjille, joissa ilmoitetaan virheellisistä tai puuttuvista tiedoista Tämä mahdollistaa proaktiivisemman työnkulun ja helpottaa jälleenmyyjiä toimimaan nopeammin. ”Olemme siirtyneet reaktiivisesta proaktiiviseen ratkaisuun”, sanoo van den Berg.

Mahdollistaa jatkuvat parannukset koko yrityksessä:

”Seuraava askel BMW Group Financial Servicesille on jatkaa OnBasen kattavuuden laajentamista integroimalla järjestelmä muihin liiketoimintajärjestelmiin ja lisäämällä raportointipalvelun käyttöä”, sanoo Lars Karlsson.”