Haaste
Vuoden 2019 lopussa Turun yliopistollinen sairaala (Tyks) (nykyään osa Varsinais-Suomen hyvinvointipalvelujen maakuntaa, Varha) ja valtion omistama terveydenhuollon IT-palveluntarjoaja 2M-IT lähestyivät paikallisia suomalaisia kollegojamme haasteella:
”Miten voimme nopeuttaa ja helpottaa tutkijoiden hankkeiden aloittamista?”
Tyksillä oli hidas, manuaalinen, paperipohjainen prosessi, jolla hallinnoitiin tieteellisiin tutkimushankkeisiin, kuten biopankkinäytteiden ja diagnostisten tietojen saatavuutta edellyttäviin hankkeisiin, kliinisiin lääketutkimuksiin ja lääkinnällisten laitteiden kehittämiseen liittyvien tutkimus- ja tietolupien hakemista, arviointia ja hyväksyntää sekä rahoituksen hallinnointia.
Paikallinen Nobly Oy:n tiimi on Varhan ja 2M-IT:n pitkäaikainen yhteistyökumppani, joka toimittaa markkinoiden johtavaa Hyland OnBase ECM-järjestelmää, joka on integroitu hyvinvointialueella useisiin kliinisiin järjestelmiin ja jota käytetään erilaisten sisältö- ja työnkulku-palveluiden hallintaan koko hyvinvointialueen laajuisesti.
Kehitys
Vuoden 2020 alkupuolella kehitettiin kliinisen tutkimuksen sähköisen ratkaisun ensimmäinen versio, jossa hyödynnettiin alueen nykyistä OnBase-järjestelmää kehitysalustana. Kehitystyössä käytettiin ketterän kehittämisen mallia, jota OnBase-alustan ECM-ominaisuudet ja standardeihin perustuvien integraatiorajapintojen joustavuus on tukenut, ja auttanut ratkaisun kehittämisen organisaation muuttuviin tarpeisiin.
Tulos (toistaiseksi…)
Varha hallinnoi nyt vuosittain yli 300 tutkijan tutkimus- ja tietolupia, hankkeita koskevien päätöksien tekemiseen kuluva aika on lyhentynyt 8–12 viikosta 1–2 viikkoon. Sen lisäksi, että hakemus- ja hyväksymisprosessi on nopeampi ja manuaalisia vaiheita on vähemmän, hankkeen reaaliaikaisen tilan parempi näkyvyys mahdollistaa paremman seurannan ja tutkijoiden tukemisen tutkimuksen aikana. Tämä on parantanut hankkeiden onnistumista ja tuottanut enemmän arvoa alueelle.
Ratkaisu
Nobly Clinical Research -ratkaisu luo sähköisen ympäristön tieteellisten tutkimusten käsittelyyn hyvinvointialueella.
Laitteisto riippumaton loppukäyttäjäratkaisu toimii kertakirjautumisen jälkeen selaimessa asiakkaan sisäverkossa tai ulkoisessa verkossa vahvan Suomi.fi-tunnistautumisen kautta.
Ratkaisu parantaa merkittävästi tehokkuutta sekä kliinisissä yksiköissä että hallinto-osastoilla. Nobly Clinical Research -ratkaisun avulla voidaan hakea tutkimus- tai tietolupaa, tehdä tutkimuksiin liittyviä virallisia päätöksiä osana lupaprosessia.
Ratkaisu helpottaa asiakirjojen tuottamista, säilyttää asiakirjat tutkijan puolesta ja nopeuttaa jatkoluvan hakemista.
Nobly Clinical Research -ratkaisun tavoitteena on myös tehostaa tutkimustoimintaan liittyvää laskutusta. Ratkaisu helpottaa tutkimukseen liittyvien asiakirjojen hallintaa, tutkimusten seurantaa sekä erilaisten tilastojen ja raporttien tuottamista.
Ratkaisun hyödyt:
- Lupien hakeminen, käsittely ja allekirjoittaminen tapahtuu sähköisesti.
- Lupaprosessiin käsittelyyn kuluva aika on lyhentynyt
- Tarpeettomat vaiheet ovat poistuneet
- Näkyvyys käynnissä oleviin hakemuksiin/tutkimuksiin on parantunut
- Tutkimustiedot säilytetään nyt turvallisesti
Lupaprosessin tehostaminen: nopeus ja laatu ovat kilpailuetuja tilaustutkimuksissa.
Lupaprosessin tehostaminen: nopeus ja laatu ovat kilpailuetuja tilaustutkimuksissa.
Järjestelmä ohjaa tutkinnan suorittajaa: kun lupaa haetaan, metatiedot tallennetaan automaattisesti – samoja tietoja ei tarvitse syöttää uudelleen.
Asiakirjojen hallinta: Kliinisen tutkimuksen ratkaisu tallentaa asiakirjat tutkijan puolesta, mikä helpottaa esimerkiksi jatkoluvan hakemista.
Tietämyksenhallinta: nopeuttaa ja parantaa laatua strukturoidun tiedon avulla.
Tutkintaan liittyvät viralliset päätökset: tehdään suoraan järjestelmässä osana lupaprosessia.
Ohjelma hakee automaattisesti: tiedot, jotka on jo täytetty, esim. vastuullinen tutkija, projektin numero, tutkimusnumero.
Päätökset tallennetaan automaattisesti: lupa-asiakirjat tallennetaan turvallisesti yhteen paikkaan; ratkaisu on SÄHKE2-hyväksytty säilytysjärjestelmä.
Kuvattu ratkaisu on toteutettu Noblyn ja Hylandin tuotteilla ja palveluilla.
YHTEYSTIEDOT
Kari Karmitsa
Myyntipäällikkö FI
kk@nobly.fi
+358 400 451 724
