Visma lisää turvallisuutta ja minimoi käsittelyaikaa OnBase:n avulla

Norjalainen Visma Collectors AS tarjoaa laskutus- ja perintäpalveluja yksityisille ja julkisille yrityksille. Tämä tarkoittaa päivittäin saapuvien suurten määrien arkaluonteisen postin vastaanottamista asiakkailta, viranomaisilta, velallisilta ja velkojilta. Aikaisemmin postin käsittelyyn käytettiin 4–5 henkilötyövuotta, ja lainsäädännön mukaan siihen tuli vastata 2 päivän kuluessa sen vastaanottamisesta. Tämä saattoi olla haaste, ja posti saattoi kadota tai jäädä yksittäisten tapauskäsittelijöiden saataville. Tämän takia johto päätti tehostaa ja digitalisoida saapuvan postin käsittelyä.

”Halusimme ulkoistaa prosessin ulkoiselle yhteistyökumppanille varmistaaksemme, että turvallisuus, tehokkuus ja täsmällisyys olivat huipussaan. Otimme yhteyttä Iron Mountainiin, joka yhteistyössä Noblyn kanssa esitteli meille ECM-ratkaisu OnBase:n. Se oli alusta alkaen täydellinen ratkaisu – erittäin hyvä yhdistelmä”, kertoo Thomas Skjørten, Head of Business Development Visma Collectors AS:ssa.

Tehokas ja turvallinen ratkaisu

Perusteellisen sisäisten liiketoimintaprosessien analyysin perusteella Nobly toimitti räätälöidyn ratkaisun, jossa Iron Mountain vastaa postin skannaamisesta suoraan OnBase:en. Kussakin kirjeessä tunnistetaan automaattisesti tietoja, kuten viitenumeroita, tapausnumeroita ja henkilötunnuksia, ja kirje kategorisoidaan ja arkistoidaan oikein järjestelmässä.

Tällä tavalla käsittelyaika on vähentynyt 4-5 henkilötyövuodesta noin 2 henkilötyövuoteen Vismalla.

”Ratkaisu on vähentänyt fyysisen postin käsittelyä 100 % ja vähentänyt yksittäisten asiakirjojen käsittelyaikaa keskimäärin 70 %. Se on meille taloudellisesti suuri voitto. Kaikki tapauskäsittelijät voivat helposti löytää asiakirjat, koska kaikki on loogisesti luokiteltu ja arkistoitu OnBase:ssa. Aikaisemmin saatoimme kokea viivästyksiä vastaamisessa asiakirjaan, koska se ei ollut rekisteröity järjestelmäämme. Nyt voimme noudattaa kaikkia sisäisiä ohjeitamme ja lakisääteisiä vaatimuksia täysin, koska mikään posti ei katoa tässä järjestelmässä. On myös suuri voitto meille, että OnBase on GDPR-hyväksytty. Meillä ei enää ole fyysistä postia yksittäisten tapauskäsittelijöiden saatavilla, koska kaikki fyysinen posti tuhotaan skannauksen ja arkistoinnin jälkeen OnBase:ssa. Asiakirjat poistetaan myös automaattisesti, kun tapaus on valmis. Tämä on perinteisesti ollut valtava haaste, joka on nyt ratkaistu”, kertoo Thomas Skjørten.

Helppo mukauttaa

Kun organisaation useat tärkeät IT-järjestelmät tarvitsevat kommunikoida keskenään, se on yleensä kallista ja aikaa vievää prosessi, joka voi johtaa jäykkien ratkaisujen syntymiseen. Yksi suurista eduista OnBasessa on, että se ei vaikuta ydintoimintajärjestelmään, vaan se voidaan helposti integroida ja mukauttaa vastaamaan kunkin yrityksen erityistarpeita. Nobly on IT-toimittajana vastannut sopeutumisesta nykyisiin liiketoimintaprosesseihin ja kouluttanut valitut työntekijät, jotka ovat olleet prosessin moottoreina.

”OnBase:n mukauttaminen nykyisiin järjestelmiimme on ollut helppoa. Käytämme esimerkiksi Actic-perintäjärjestelmää, jossa meidän piti aiemmin käyttää 4-5 napsautusta asiakirjan lähettämiseen oikeudelliseen käsittelyyn. Nobly kehitti ’pikapainikkeen’ OnBase:ssa, joka välittää 1 napsautuksella. Yleisesti ottaen kokemukseni on, että OnBase on erittäin mukautettava ratkaisu, johon on helppo lisätä painikkeita. Se säästää meille paljon ohjelmointiaikaa”, vahvistaa Thomas Skjørten.

Vaihe 1, joka koski saapuvan postin digitalisointia, on nyt hyvin juurtunut organisaatioon, ja Visma Collectors suuntaa nyt kohti seuraavaa vaihetta:

”Kaikki työntekijämme ovat omaksuneet OnBase:n, josta on tullut luonnollinen osa jokapäiväistä elämää. Työntekijät ajavat prosessia, ja he ovat tyytyväisiä voidessaan työskennellä tehokkaammin asioiden parissa. Työntekijät ovat tärkeimmät lähettiläämme palveluillemme, ja he odottavat innolla seuraavan vaiheen aloittamista, joka sisältää lähtevän viestinnän. Kaikki sisäisesti tuottamamme ja lähettämämme asiakirjat tallennetaan lopulta OnBase:en tarjotaksemme optimaalisen työnkulun. Esimerkiksi asiakkaiden tulisi pystyä allekirjoittamaan asiakirjoja digitaalisesti saatuaan ilmoituksen, että ne ovat saatavilla verkossa. Tämä pitäisi taas auttaa varmistamaan, että arkaluonteista tietoa ja tapaushistoriaa käsitellään oikein ja poistetaan automaattisesti, kun laina on maksettu ja tapaus suljettu. Odottaisin, että tämä integraatio vähentää käsittelyaikaa edelleen 20 %”, arvioi Thomas Skjørten.