BMW Group Financial Services parantaa työnkulkuja ja tehokkuutta sopimusprosesseissa
Autoteollisuudessa autokauppiaat ja asiakkaat tarvitsevat nopean pääsyn rahoitukseen. Rahoituslaitosten on tehtävä sopimusprosessi mahdollisimman nopeaksi ja rahoitus helposti saataville ylläpitääkseen elinikäisiä suhteita liikekumppaneihin ja vapauttaakseen pääomaa.
BMW Group Financial Services tarvitsi korkean asteen koordinaatiota ja virtaviivaistettuja työnkulkuja voidakseen tukea tehokkaasti autojen myyntiä yli 50 maassa nopeuttamalla sopimushakemusten käsittelyaikaa. Siksi he valitsivat OnBase® Hylandilta.
”Ymmärsimme, että työskentely useissa eri maissa ja kolmen erillisen liiketoiminta-alueen, BMW Group Financial Servicesin, Alphera Financial Servicesin ja Alphabettin, kanssa vaati suurempaa automaatiota sopimusprosessissa”, sanoo Stefan Karlsson, BMW:n Business Development -päällikkö, Nordics.
Vuonna 2009 BMW Group Financial Servicesin pääkonttori hyväksyi budjetin Enterprise Content Management (ECM) -ratkaisulle kahdella ratkaisevalla ehdolla: ratkaisun tuli olla yhdessä tietokannassa, ja kaikilla markkinoilla piti olla yhteinen toimittaja käsittelyajan minimoimiseksi ja yhteistyön helpottamiseksi maiden välillä.
”Allekirjoitimme sopimuksen Hylandin kanssa OnBasesta vuonna 2010, ja käynnistimme strukturoitua toteutussuunnitelmaa”, sanoo Bert van den Berg, Process & Quality -päällikkö, BMW Group Financial Services. Toukokuusta lokakuuhun 2011 ECM-ratkaisu asennettiin viidessä maassa: Alankomaissa, Tanskassa, Belgiassa, Ruotsissa ja Norjassa.”
Ero:
Poistaa paperin ja manuaalisen työn:
BMW Group Financial Services ei enää käytä aikaa manuaalisesti käsitellä sopimuksia tai liitteitä. ”Kun työskentelemme OnBasen kanssa, kaikki paperiasiakirjat voidaan skannata automaattisesti ja lähettää oikealle osastolle turvallisen tiedostonsiirtoprotokollan (FTP) avulla”, sanoo van den Berg.
Nopeuttaa sopimusprosessia:
”Aiemmin kokonaisen sopimuspaketin käsittely saattoi viedä jopa 10 päivää, ja epätäydellisille paketeille vielä kauemmin”, sanoo van den Berg. OnBase-ratkaisu vähensi käsittelyaikaa ensimmäisestä päivästä lähtien. Heinäkuussa sopimuksen käsittelyaika lyheni 5 päivään, ja elokuussa 3 päivään. Syyskuussa se oli laskenut reiluun 2 ½ päivään. Valmiit, epätäydelliset ja virheelliset sopimuspaketit käsitellään nyt nopeammin ja tehokkaammin.”
Antaa automaattisen ilmoituksen puutteellisista hakemuksista:
OnBase merkitsee puutteelliset hakemukset ja lähettää sähköpostin jälleenmyyjille, joissa ilmoitetaan virheellisistä tai puuttuvista tiedoista Tämä mahdollistaa proaktiivisemman työnkulun ja helpottaa jälleenmyyjiä toimimaan nopeammin. ”Olemme siirtyneet reaktiivisesta proaktiiviseen ratkaisuun”, sanoo van den Berg.
Mahdollistaa jatkuvat parannukset koko yrityksessä:
”Seuraava askel BMW Group Financial Servicesille on jatkaa OnBasen kattavuuden laajentamista integroimalla järjestelmä muihin liiketoimintajärjestelmiin ja lisäämällä raportointipalvelun käyttöä”, sanoo Lars Karlsson.”
